ako tomu bolo kedysi. Nástroje, ktoré prekračujú obvyklé spôsoby komunikácie, sú
maximálne pruţné a spolupracujú s ďalšími aplikáciami. Ak naozaj nezvládate veľké
mnoţstvo informácii, na plánované schôdzky chodíte neskoro, prípadne na ne úplne
zabúdate, nespomeniete si na narodeniny vašej manţelky, prípadne si nepamätáte
o čom bol ten rozhovor so zákazníkom z minulého týţdňa, skúste pouţiť Outlook.
Program Microsoft Office Outlook 2007 predstavuje komplexného manaţéra času
a informácií a uľahčuje stanovovať si priority a udrţiavať kontrolu nad časom, čím
pomáha zamerať sa na tie najdôleţitejšie veci.
MS Office Outlook 2007 v sebe zahŕňa funkcie posielania a prijímania správ, správu
kontaktov, stanovovanie a kontrolu plnenia úloh, plánovanie, evidovanie budúcich ale
aj minulých úloh, upozorňovanie na plánované schôdzky a dokonca ho môţeme
vyuţiť ako hlasovací nástroj.

Je to program zameraný na osobnú agendu uţívateľa a je zameraný na

efektívne plánovanie času a efektívne pracovanie s informáciami.
Outlook môţe rásť spoločne s vašou malou firmou, ale vyuţitie nachádza aj
v skutočne veľkých spoločnostiach. Je to flexibilný nástroj pouţiteľný v podnikovom
prostredí, ale aj na správu osobných dát.

Určite ste uţ skúšali, ako väčšina ľudí mnoţstvo spôsobov organizovania

svojho času. Určite ste pouţívali rôzne diáre, adresáre, plánovače schôdzok, alebo
poznámkové bloky.

Outlook obsahuje tri základné konfigurácie, vhodné pre rôzne prostredia.

Počas inštalovania si môţeme vybrať najvhodnejšiu alternatívu.
Len pre sieť internet: V domácnosti alebo v menších organizáciách pravdepodobne
pouţívate na pripojenie na Internet sluţby poskytovateľa internetových sluţieb, ktorý
vám poskytuje jedno alebo viacero e-mailových kont. Najbeţnejšie typy kont sa
označujú názvom ich protokolu - POP3 a IMAP. Poskytovateľ internetových sluţieb
vás môţe informovať, ktorý protokol pouţívate na prístup k e-mailovému kontu, ale
protokol POP3 je najbeţnejší. Kontá POP3 a IMAP sa odlišujú miestom koncového
uloţenia správ.

Protokol POP3 je hlavným typom e-mailového konta na Internete. Pri

pouţívaní e-mailového konta POP3 sa e-mailové správy preberajú do
počítača a potom sa zvyčajne odstránia z poštového servera. Hlavnou
nevýhodou kont POP3 sú problémy s ukladaním a zobrazovaním správ
na viacerých počítačoch. Správy, ktoré posielate z jedného počítača, sa
nekopírujú do priečinka Odoslané poloţky na ostatných počítačoch.
Ak pouţívame e-mailové konto POP3, e-mailové správy sa prevezmú z
e-mailového servera POP3 poskytovateľa internetových sluţieb do
počítača, doručia sa a uloţia lokálne do súboru osobných priečinkov
(.pst). Názov tohto súboru vzniká kombináciou profilu, programu
Outlook a e-mailového konta (napríklad predvolený profil programu
OutlookContoso.com-00000004.pst). Ak pouţívame operačný systém
Microsoft Windows XP, súbor .pst sa uloţí do priečinka
jednotka:\Documents

and

Settings\pouţívateľ\Local

Settings\Application

Data\Microsoft\Outlook

. Ak pouţívame operačný systém Microsoft

Windows

Vista,

súbor

.pst

uloţí

priečinka

jednotka:

\pouţívateľ\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

MS Office Outlook 2007

Možnosti využitia Outlooku

S kontom protokolu IMAP (Internet Message Access Protocol) máme

prístup k poštovým priečinkom na poštovom serveri a svoju poštu
môţeme ukladať a spracovať aj bez jej prevzatia do počítača, s ktorým
pracujeme. Takto môţeme na čítanie správ pouţiť aj iný počítač
kdekoľvek, kde sa nachádzame. Protokol IMAP šetrí čas, pretoţe nám
umoţňuje prezerať hlavičky e-mailových správ (odosielateľa správy a
predmet) a potom prevziať iba správy, ktoré chceme čítať. Pošta je
uloţená na poštovom serveri, ktorý je zvyčajne bezpečnejší a je
zálohovaný správcom pošty alebo poskytovateľom internetových
sluţieb.

Protokol MAPI (Messaging Application Programming Interface) sa

pouţíva v programe Outlook s poštovým serverom, na ktorom je
spustený program Microsoft Exchange Server. Protokol MAPI je v
mnohom podobný protokolu IMAP, ale poskytuje oveľa viac funkcií,
keď ho pouţívame v programe Outlook s e-mailovým kontom
programu Microsoft Exchange Server.

HTTP Tieto kontá pouţívajú webový protokol na zobrazenie a

odosielanie e-mailov. Kontá HTTP zahŕňajú sluţbu Windows Live
Mail. V programe Outlook neexistuje natívna podpora pre kontá
HTTP, ale existujú doplnky, ktoré nám umoţnia pouţiť program
Outlook u niektorých poskytovateľov. Sluţba Microsoft Outlook Live
zahŕňa napríklad nástroj MSN Connector pre program Outlook, ktorý
nám umoţní získať prístup na konto Windows Live Mail z programu
Outlook.

Kontá IMAP a HTTP ukladajú e-mailové správy na server. Keď otvoríme e-mailovú
správu, jej kópia sa uloţí lokálne do súboru .pst, aţ kým správu neodstránime. Tak,
ako pri všetkých typoch e-mailových kont v programe Outlook, môţeme archivovať
alebo presunúť správy do archívneho súboru .pst. Po presunutí správ je potrebné
zálohovať súbor .pst. Ak budeme neskôr potrebovať znova inštalovať program
Outlook, môţeme pouţiť zálohovaný súbor .pst na načítanie všetkých správ do novej
inštalácie. Ak všetky poloţky ponecháme na serveri, po nastavení konta IMAP alebo
HTTP po kliknutí na poloţku Nastavenie kont budeme mať všetky správy na e-
mailovom serveri opäť k dispozícii v programe Outlook.

Podniková alebo pracovná skupina: táto konfigurácia je najbohatšia, ponúka plnú
podporu elektronickej pošty, skupinového plánovania, hlasovania a pracovanie so
správami pomocou Microsoft Exchange Serveru, alebo iného sieťového poštového
serveru.
Bez elektronickej pošty: Táto konfigurácia je určená pre samostatné počítače, ktoré
nemajú prístup na internet, ani k ţiadnemu poštovému serveru na lokálnej sieti.

1.1 Poštoví klienti od Microsoftu

Rozoznávame niekoľko moţnosti prezerania mailovej schránky:
Outlook

1, obsahuje plnú funkcionalitu a spolupracuje s ostatnými programami

Microsoft Office
Outlook Webacces (OWA)

2, je to funkcia serveru Miccrosoft Exchange, ktorá

umoţňuje pouţiť webový prehliadač na vzdialený prístup k mailom, kalendáru a k
skupinovému plánovaniu uloţenému vo verejných zloţkách

1 LDAP protokol, pracuje nad školským serverom, prezeranie mailov je moţné len v škole

MS Office Outlook 2007

Možnosti využitia Outlooku

Outlook Expres sa automaticky inštaluje spolu s Internet Explorelom. Primárnou
funkciou je prístup k elektronickej pošte a k elektronickým konferenciám cez internet.
Je to jedna a z alternatív pre uţívateľa, ktorý nepotrebujú plnú funkčnosť Outlooku.
Pocket Outlook slúţi ľuďom na cestách. Bol vytvorený pre generáciu vreckových
počítačov. Program obsahuje štyri zo šiestich modulov Outlooku. Dáta vloţené do
vreckového počítača môţeme automaticky synchronizovať s Outlookom na osobnom
počítači. Akékoľvek zmeny na oboch miestach sa berú do úvahy, takţe naše dáta sú
stále aktuálne.

2 cez www. stránku fakulty, prezeranie mailov je moţné aj z vonku, pristúpi na rovnaký server

MS Office Outlook 2007

Aplikačné okno programu Outlook

2 Aplikačné okno programu Outlook

Väčšinu prvkov obrazovky Outlooku uţ uţívatelia Microsoft Office a Windovs-ov
dobre poznajú. Titulný pruh obsahuje ikonu programu, meno aktívneho modulu
a názov aplikácie. V pravej časti titulného pruhu sú tlačidlá minimalizovania,
maximalizovania a zatváracie tlačidlo.

Obrázok 1: Titulný pruh aplikácie Outlook

Pod titulným pruhom sú umiestnené dve lišty. Menu lišta a štandardná lišta
s tlačidlami na spustenie najpouţívanejších funkcii.

Obrázok 2: Menu a štandardná lišta aplikácie Outlook

Pracovná plocha MS Office Outlooku 2007 má zobrazené väčšinou 3 časti:
navigačnú tablu, priestor na samotné zobrazenie aktuálneho modulu, panel
s úlohami.
Zobrazenie navigačnej tably môţeme nastaviť pomocou príkazu Zobraziť /
Navigačná tabla / Normálne, Minimalizované, Vypnutá, Tabla aktuálneho
zobrazenia, Obľúbené priečinky. V ľavej časti aplikačného okna sa zobrazí ţelané
zobrazenie. V spodnej časti zobrazenej navigačnej tably máme po kliku na posledný
riadok moţnosť natavenia moţností a pridávanie a odoberanie tlačidiel umiestnených
na nej.

Obrázok 3: Nastavenie navigačnej tably

Obrázok 4: Možnosti navigačnej tably

Zobrazenie všetkých tlačidiel nemusí byť štandardne nastavené, ale veľmi to
zrýchľuje prácu s jednotlivými priečinkami rôznych modulov.

MS Office Outlook 2007

Aplikačné okno programu Outlook

Samotná pracovná plocha môţe obsahovať

aj niekoľko poloţiek, prípadne častí
modulov. Kaţdý modul má vlastné
nastavenia vzhľadu, ktoré vykonáme
príkazom Zobrazenie / Aktuálne zobrazenie
(angl. View / Current View). Príkladom
môţe byť zobrazenie v priečinku Doručená
pošta (angl. Inbox) podľa odosielateľa
(angl. By Sender).

Obrázok 6: Zobrazenie v Inboxe „By Sender“

Okrem nastavenia aktuálneho zobrazenia
máme v príkaze Zobraziť ešte ďalšie
moţnosti,

ktoré

nám

ponúkajú

Usporiadanie,

Automatickú

ukážku,

Rozbalenie alebo zbalenie skupín, Otvorenie
tably

čítanie

a ďalšie

moţnosti

zobrazenia.

Obrázok 5: Navigačná tabla so
zobrazením

všetkých

tlačidiel

a poštových priečinkov

Obrázok 7: Zobraziť

MS Office Outlook 2007

Aplikačné okno programu Outlook

2.1 Outlook dnes

Po prvom spustení sa pravdepodobne zobrazí modul Outlook dnes (angl. Outlook
Today). Modul prehľadne zobrazuje denný plán s naplánovanými schôdzkami,
aktuálne úlohy a stav mailovej schránky (koľko mailov je doručených, koľko je
rozpracovaných a koľko pripravených na odoslanie). Ak chceme zmeniť parametre
nastavenia modulu Outlook dnes vyuţijeme príkazu v pravej časti hornej lišty modulu
„Prispôsobiť stránku Outlook dnes“ (angl. Customize Outlook Today).

Obrázok 8: Modul Outlook dnes

Obrázok 9: Nastavenie stránky Outlook Dnes

MS Office Outlook 2007

Kontakty

3 Kontakty

MS Office Outlook 2007 je v prvom rade komunikačný a organizačný nástroj a preto
jeho základnú zloţku tvoria kontakty. Kontakty sa napĺňajú (podobne ako iné moduly
Outlooku) prostredníctvom formulára. Je to priestor zloţený z niekoľkých kariet a ak
máme akékoľvek informácie o osobe, určite vo formulári nájdeme priestor na ich
zaznamenanie. Čím dôkladnejšie a presnejšie tieto formuláre vyplníme, tým
jednoduchšia bude potom ich ďalšia organizácia. Formulár kontaktu môţeme
aktivovať viacerými spôsobmi: Súbor / Nový (angl. File / New) v module Kontakty,
alebo pravým klikom v priestore kontaktov a príkazom „Nový kontakt“ (angl. New
Contakt). Otvorí sa formulár, ktorý zobrazuje Obrázok 10

Obrázok 10: Formulár Kontakt

3.1 Karta Kontakt

3.1.1 Zobraziť

Na karte Kontakt v skupine príkazov Zobraziť stránka „Všeobecné“ (angl. General)
môţeme vyplniť meno (moţnosť spresnenia tlačidlom „Celé meno“ angl. Full
Name), funkciu, spoločnosť, zaradiť ako, telefón do zamestnania, domov, fax, mobil,
číslo na asistenta. Pri telefónnych číslach máme moţnosť zadania viacerých
telefónnych čísel.
Tlačidlo „Adresa“ ponúka moţnosti presnejšieho definovania adresy. Pod týmto
tlačidlom môţeme vybrať o akú adresu sa jedná: či domov, do práce, alebo je to
nejaká iná adresa. Nachádza sa tu aj zaškrtávacie tlačidlo „Na túto adresu zasielať
poštu“ (angl. This is the mailing adress). Ďalej je tu priestor na definovanie e-
mailovej adresy a adresa www stránky.
Ďalej je tu moţnosť vloţenia fotografie a zobrazenie vizitky daného kontaktu. V poli
Poznámky môţeme napísať o danom kontakte podrobnejšie informácie. Tento text
môţeme ľubovoľne formátovať.

MS Office Outlook 2007

Kontakty

Na stránke „Podrobnosti“ (angl. Details) definujeme Oddelenie, Kanceláriu,
Profesiu, Meno manažéra, Meno asistenta, Prezývku, Tituly, Meno manžela
(manželky), Narodeniny, Výročie.

Obrázok 11: Karta Podrobnosti formulára Kontakt

Na stránke „Činnosti“ (angl. Activities) sa zobrazia všetky záznamy (či uţ
automaticky generované, alebo ručne zadefinované) vzťahujúce sa k danému
kontaktu.

Obrázok 12: Karta Činnosti

Stránka Certifikáty zobrazuje digitálne identifikačné čísla3, ktoré sme danému
kontaktu pridali. Môţeme si zobraziť vlastnosti ID a zvoliť ID, ktoré sa bude
pouţívať ako implicitné pri posielaní zašifrovaných správ tomuto kontaktu.

3 Digitálne identifikačné číslo (ID) má dve časti: súkromný kľúč, uloţený na počítači vlastníka
a verejný kľúč, ktorý pouţívajú ostatní na posielanie správ vlastníkovi a na overenie autentičnosti
správy od vlastníka.

MS Office Outlook 2007

Kontakty

Obrázok 13: Karta „Certifikáty“ modulu Kontakt

Aplikácia Outlook pouţije jeden z certifikátov na odoslanie zašifrovanej správy
danému kontaktu. Certifikát môţeme získať prijatím digitálne podpísanej pošty od
kontaktu, alebo importovaním súboru certifikátu pre daný kontakt.

Na stránke „Všetky polia“ môţeme zobraziť skupiny polí v tabuľkovej podobe.
V roztváracom zozname „Ponúknuť k výberu“ (angl. Select from) zvoľme niektorú
z moţností (napríklad „Osobné polia“ angl. Personal fields) a zobrazia sa nám tu
ďalšie moţnosti uloţenia informácii o danom kontakte. Niektoré z nich sú uţ
vyplnené (tie ktoré sme zadali v predošlých kartách) a iné môţeme ručne povypĺňať.
Moţnosti definovania informácii o danom kontakte sú dostatočne prepracované, ale
ak by sa stalo, ţe predsa len potrebujeme zadať nejakú informáciu o kontakte
a nenájdeme vhodné pole na jej uloţenie, môţeme si vytvoriť nové pole s vlastným
názvom a informáciu doňho poznamenať (Tlačidlo „Nové“ angl. New). Tento spôsob
zobrazovanie informácii je veľmi vhodný na vytlačenie.

Obrázok 14: Stránka „Všetky polia“, možnosť „Osobné polia“

MS Office Outlook 2007

Kontakty

3.1.2 Akcie

V skupine príkazov Akcie máme na výber Uložiť údaje konkrétneho kontaktu
a otvoriť nový formulár zadávania kontaktu, ďalej Odoslať daný kontakt do správy
nejakému adresátovi a Odstrániť kontakt. Ak skončíme zadávanie informácii do
formulára Kontakty, klepneme na tlačidlo „Uložiť a zavrieť― (angl. Save and Close).
Tým sa dané informácie o kontakte uloţia a formulár sa zavrie.

3.1.3 Komunikovať

V tejto skupine príkazov máme moţnosť príkazom Odoslať e-mailom otvoriť novú
správu adresovanú danému kontaktu. Ďalšou moţnosťou je pozvanie na schôdzu, kde
sa otvorí nová ţiadosť o schôdzu adresovaná danému kontaktu.

Obrázok 15: : Komunikovať – modul Kontakty

Ak máme prístup k telefonickej komunikácii výberom Volať môţeme priamo
z Outlooku volať na telefónne číslo pridelené danému kontaktu.

Ďalším tlačidlom v tejto skupine príkazov je tlačidlo Priradiť úlohu

ktorým sa otvorí formulár vytvorenia novej úlohy, ktorá sa zaznamená danému
kontaktu.

Tlačidlom Webová stránka

prehliadač otvorí webovú stránku daného

kontaktu.

Ak sme danému kontaktu pridelili adresu , klikom na tlačidlo Mapa
môţeme vyvolať zobrazenie adresy kontaktu na mape.

3.1.4 Možnosti

V skupine príkazov Možnosti môţeme nastaviť vzhľad vizitky konkrétneho kontaktu.
Otvorí sa dialógové okno Úprava vizitky, kde môţeme definovať návrh vizitky.

MS Office Outlook 2007

Kontakty

Obrázok 16: Úprava vizitky Kontaktu

Tlačidlom Obrázok môţeme do vizitky kontaktu vloţiť vybraný obrázok spresniť
jeho pozíciu vo vizitke.

Obrázok 17: Možnosti kontaktu

Kategorizácia kontaktov nám umoţňuje zaradiť danú osobu do rôznych farebných
zoskupení, čo nám môţe uľahčiť orientáciu v mnoţstve údajov.
Rovnako veľkým pomocníkom pri triedení mnoţstva údajov v našich kontaktoch je
nastavenie moţnosti ich Spracovania. Vybraný príznak sa priradí k danému kontaktu
a bude nám symbolizovať činnosť ktorú máme s daným kontaktom vykonať.
Tlačidlom Súkromné sa táto poloţka nastaví ako privátna, aby ostatné osoby nemohli
sledovať jej podrobnosti.
Tlačidlom Adresár sa otvorí globálny zoznam adries z ktorých môţeme vloţiť
poţadovanú informáciu ako napríklad e-mail osoby.
Kontrola mien nám umoţní skontrolovať e-mailovú adresu a či je moţné odosielať
adresy na túto adresu.

3.1.5 Korektúra

Program MS Office Outlook 2007 predvolene automaticky kontroluje pravopis a
gramatiku pri písaní, pričom moţné pravopisné chyby podčiarkuje červenou vlnovkou
a moţné gramatické chyby zelenou vlnovkou. Ak chceme skontrolovať všetky chyby,
keď dokončíme vytváranie kontaktu, zadáme príkaz Korektúra / Pravipis. Na výber

MS Office Outlook 2007

Kontakty

máme Skontrolovať gramatiku, Zdroje informácií, Synonimický slovník, Preložiť,
Obrázkový komentár prekladu, Nastavenia jazyka a Počet slov.

Obrázok 18: Pravopis

3.2 KartaVložiť

Na karte Vložiť sa ponúka šesť skupín príkazov, ktoré však nebudeme opisovať
podrobne, nakoľko sú zhodné s kartami aplikácie MS Office Word 2007.
V skupine príkazov Zahrnúť je prvým príkazom Priložiť súbor. Otvorí sa dialógové
okno Vložiť súbor a my môţeme vybrať konkrétny súbor a priloţiť ho ku kontaktu.
Takýmto súborom môţe byť napríklad Ţivotopis, alebo iný druh dokumentu, ktorý
s daným kontaktom súvisí.

Obrázok 19: Karta Vložiť v Kontaktoch

Príkazom Priložiť položku otvoríme dialógové okno Vložiť položku, kde máme
moţnosť vloţiť akúkoľvek súčasť Aplikácie Outlook. Môţeme pridať úlohu, e-
mailovú správu, ďalší kontakt a tak ďalej.

Obrázok 20: Vložiť položku

MS Office Outlook 2007

Kontakty

Príkazom Vizitka, vloţíme do kontaktu ďalšie vizitky, ktoré máme vytvorené
v kontaktoch.
Tlačidlom Podpisy otvoríme dialógové okno Podpisy a grafické efekty, kde máme
moţnosť vytvárať a upravovať podpisy daného kontaktu. Bliţšie v kapitole 5.2.

Obrázok 21: Podpisy a grafické efekty

Všetky menované povkladané objekty vidíme vloţené vo forme ikony v poli
Poznámky. Ak ich potrebujeme vymazať, jednoducho ich označíme a stlačíme kláves
Delete.

3.3 Karta Formátovať text

Táto karta je aktívna len keď sme v poli Poznámky a môţeme formátovať text
beţnými štandardnými postupmi ako v aplikácii MS Office Word 2007.

3.4 Zobrazenie v kontaktoch

Výber zobrazenia, alebo prepnutie do iného zobrazenia vykonáme príkazom Zobraziť
/ Aktuálne zobrazenie... (angl. Current View...). Modul Kontaktov má osem
predefinovaných zobrazení: Zobrazenie Vizitiek (angl. Address Cards) – asi
najčastejšie pouţívané, preto je nastavené ako difoltné. Ďalšia je moţnosť výberu
Kariet s adresami, Podrobných kariet s adresami (angl. Detailed Address Cards),
Telefónny zoznam (angl. Phone List), Podľa kategórií (angl. By Category), Podľa
spoločnosti (angl. By Company), podľa Miesta konania (angl. By Location), Súbory
s údajmi programu Outlook. Všetky vyzerajú, ale aj fungujú podobne ako tabuľka
v EXCELI. Názvy polí sa zobrazia na vrchu stĺpca a záznamy sú v riadkoch. Môţeme
vytvárať aj vlastné pohľady.

MS Office Outlook 2007

Kontakty

Obrázok 22: Nastavenie vlastných zobrazení v Kontaktoch

3.5 Vyhľadávanie kontaktov

Okrem rýchleho hľadania v hlavičke modulu Kontakty (Obrázok 23), kde sa ponúkajú
moţnosti Najnovšie vyhľadávania, Prehľadať všetky položky kontaktov, Možnosti
hľadania, máme ešte moţnosť rozšíreného vyhľadávania, ktoré spustíme príkazom
Nástroje / Okamžité vyhľadávanie / Rozšírené vyhľadávanie.

Obrázok 23: Hľadanie v kontaktoch

Môţeme prehľadávať podľa kľúčového slova, času vykonanej zmeny, lokality, a
rôznych ďalších kritérií.

Obrázok 24: Rozšírené vyhľadávanie

3.6 Tlač kontaktov

Ak budeme niekedy potrebovať vytvoriť adresár z našich kontaktov dajme si záleţať
na jeho usporiadaní a prv neţ ho pošleme na tlačiareň investujme dostatok času na
jeho kvalitný návrh. Outlook poskytuje širokú škálu tlačových volieb Kontaktov. Po
zadní príkazu Súbor / Nastavenie strany (angl. File / Page Setup), sa objaví zoznam
štýlov a je na uţívateľovi, aký si vyberie. Dostupné štýly sú závislé na aktuálnom
zobrazení, takţe pred tlačou vyberieme najvernejšie, ktoré bude zodpovedať
poţadovanému výstupu. Ak napríklad potrebujeme vytlačiť zoznam zamestnancov,

MS Office Outlook 2007

Kontakty

pouţijeme jednoduché zobrazenie zoznamu. Ak chceme vytlačiť osobné údaje
o kaţdom zo zamestnancov, vyţijeme zobrazenie kariet.

Obrázok 25: Tlačové voľby dialógového okna Vzhľad stránky

Na karte „Formát“ (angl. Format) definujeme:
- Sekcie (angl. Sections) – „Tesne za sebou― (angl. Immediately folow each other),

alebo „Začať na novej strane― (angl. Start on a new page)

- Počet stĺpcov (angl. Number of columns) – so zvyšovaním počtu stĺpcov zmenšuje

Outlook veľkosť písma

- Prázdne formuláre na konci (angl. Blank forms at end)
- Zahrnúť (angl. Imclude) – „Register kontaktov na okraji― (angl- Letter tabs on

Side), čo vytvorí „index― podobný zobrazeniu kariet so zvýraznenými písmenami,
alebo „Nadpisy pre kaţdý list (angl. Headings for each letter), kedy sa zobrazia
všetky písmená na začiatku kaţdej časti

- Písma (angl. Fonts), kde máme moţnosť definovania znakovej sady písma

nadpisu a tela

- Podfarbenie (angl. Shading) so zaškrtávacím políčkom, ktoré nám povoľuje, alebo

zakazuje šedé tieňovanie na uškách kariet (angl. Print using gray shading)

Na karte „Papier“ (angl. Paper) nastavíme typ papieru, veľkosť, okraje, orientáciu
textu a iné parametre týkajúce sa rozmiestnenia textu na strane.
Na karte „Hlavička alebo päta“ (angl. Header and Footer) môţeme vytvoriť
záhlavie a pätu tlačenej strany. Okrem vyuţitia ponúkaných tlačidiel (Strana, Celkový
počet strán, Dátum, Čas, Meno užívateľa), môţeme vloţiť do týchto oblastí aj vlastný
text.

3.7 Vytvorenie Kontaktu z adresy

Z akejkoľvek elektronickej adresy môţeme veľmi pohodlne a rýchlo vytvoriť nový
kontakt. Stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na túto adresu a vybrať voľbu „Pridať
do kontaktov“ (angl. Add to Contacts). Outlook otvorí dialógové okno „Nový
kontakt“ (angl. New Contact) kde je uţ vyplnená nová e-mailová adresa a meno
osoby, ktorej patrí adresa. Ďalšie doplňujúce informácie o danej osobe môţeme

MS Office Outlook 2007

Kontakty

doplniť a tlačidlom „Uložiť a zavrieť“ (angl. Save and Close) nový kontakt uloţíme
do osobného adresára kontaktov.

Obrázok 26: Pridanie adresy do Kontaktov

3.8 Vytvorenie distribučných zoznamov (skupín)

Môţeme postupovať niekoľkými spôsobmi. Buď pouţijeme pravý klik v priestore
kontaktov a vyberieme moţnosť „Nový distribučný zoznam“ (angl. New Distribution
List). (Obrázok 27)

Obrázok 27: Vytvorenie distribučného zoznamu v module Kontakty

Alebo pouţijeme príkaz z menu Nástroje / Adresár / Súbor / Nová položka (angl.
Tools / Address Book / File / New Entry) a vyberieme „Nový distribučný zoznam“
(angl. New Distribution List). (Obrázok 28)

MS Office Outlook 2007

Kontakty

Obrázok 28: Vytvorenie distribučnej skupiny z menu

Alebo rozrolujeme tlačidlo „Nové“ (angl. New) v štandardnom paneli nástrojov
Kontaktov a vyberieme moţnosť „Distribučný zoznam“ (angl. Distribution List).
(Obrázok 29)

Obrázok 29: Vytvorenie distribučného zoznamu použitím tlačidla „Nový“

Vo všetkých prípadoch sa nám otvorí dialógové okno vytvorenia nového
distribučného zoznamu. Kliknutím na tlačidlo „Vybrať členov“ (angl. Select
Members) sa nám otvorí uţ známe okno výberu členov, kde môţe vybrať členov
skupiny z pripraveného zoznamu, prípadne napísať nové e-mailové adresy. Po
ukončení výberu členov a stlačení tlačidla OK sa ich mená zaradia do distribučného
listu, ktorému stačí doplniť meno, prípadne na karte „Poznámky“ (angl. Notes)
doplniť nejaké informácie o nich.

MS Office Outlook 2007

Kontakty

Obrázok 30: Definovanie novej distribučnej skupiny

3.8.1 Pridávanie, alebo odoberania člena do distribučného zoznamu.

Celá skupina je útvar dosť nehomogénny a jej členovia často prichádzajú, alebo
odchádzajú. Ak chceme aby náš vytvorený zoznam bol stále aktuálny, musíme členov
skupiny meniť podľa aktuálneho stavu. Ak do skupiny prichádza nový člen pouţijeme
tlačidlo „Pridať nového člena“ (angl. Add New Member). (Obrázok 31)

Obrázok 31: Pridávanie nového člena distribučnej skupiny

Otvorí sa dialógové okno, kde definujeme jeho meno a e-mailovú adresu. Ak niekto
zo skupiny odchádza, kurzor nastavíme na jeho meno v zozname členov a pouţijeme
tlačidlo „Odstrániť“ (angl. Remove). Adresa osoby sa odstráni z distribučného
zoznamu.

V module kontakty sa na odlíšenie rozličných druhov kontaktov pouţívajú rôzne

ikony. Kontakt na jednu osobu má vo svojej hlavičke ikonu kartičky

distribučný zoznam má symbol skupiny

Ak adresujeme správu skupine osôb, alebo distribučnému zoznamu, všetci členovia
dostanú originál, kópiu, alebo skrytú kópiu. Pri niektorých projektoch je výhodné
vytvoriť viacero skupín, aby sme zrýchlili rozosielanie správy. Tak napríklad môţeme
vytvoriť skupinu na plánovanie projektu, skupinu na kontrolu projektu a podobne.

3.9 V Card

Standart vCard umoţňuje príjem textu, obrázkov, alebo iných informácii o kontaktoch
cez internet. Ak má príjemca správcu kontaktov podporujúceho vCard, nemusí
zadávať naše meno, telefón, e-mailovú adresu a iné informácie o nás. Tieto
informácie o nás si uloţí jednoduchým presunutím vizitky vCard do svojich
kontaktov.

MS Office Outlook 2007

Kontakty

V Outlooku vytvoríme súbor vCard z poloţky kontaktu. Meno kontaktu bude pouţité
ako názov vizitky. Súbory vCard majú príponu .vcf a implicitne sú uloţené na našom
disku v adresári Signature. Takýto súbor vCard môţeme do správy pripojiť ako
prílohu, alebo ho vloţiť do automatického podpisu.
Vytvorenie vizitky môţeme vykonať niekoľkými spôsobmi. Buď vyberieme kontakt,
z ktorého chceme vytvoriť vizitku a zadáme príkaz Súbor / Uložiť ako... (angl. File /
Save as...). V dialógovom okne „Uložiť ako...“ zvolíme typ súboru „Súbory
vCard(*.vcf)― (angl. vCard Files (*.vcf)). Zvolíme umiestnenie na poţadované miesto
niekde na našom disku a klepneme na tlačidlo „Uložiť“ (angl. Save).

Obrázok 32: Odoslať vizitku

Vizitky formátu vCard si nemusíme vytvárať dopredu. Ak chceme poslať kontakt
ďalej ako vCard, vyberieme ho a vyberieme ponuku „Odoslať―. Outlook otvorí novú
správu, vytvorí súbor vCard a ku správe ho pripojí.
Pri kontaktoch, ktoré pravidelne posielame ďalej, by sme mali uvaţovať
o automatickom podpise, ktorý bude obsahovať vizitku vCard. Obvyklým kandidátom
je naša vlastná vizitka, takţe by sme si mali pridať nový kontakt samých seba.
Keď prijímame vizitku vo forme vCard v poštovej správe, vyzerá podobne, ako keď
sme ju posielali. Je to súbor vo forme prílohy. Ťahaním tohto súboru do priestoru
kontaktov Outlook z neho vytvorí nový kontakt a my v ňom môţeme doplniť nejaké
informácie a kontakt uloţiť.

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

4 Posielanie správy

Ak chceme vytvoriť novú správu, zadáme v základnej ponuke príkaz Súbor / Nové /
Poštová správa (angl. File / New / New Mail Messge), alebo v module Doručená
pošta (angl. Inbox) príkaz tlačidla „Nové“ (angl. New).
Otvorí sa formulár novej správy. (Obrázok 33).

Obrázok 33: Formulár novej správy

Formulár nemusí nutne vyzerať ako ho zobrazuje obrázok, môţe obsahovať aj
poloţky ako Skrytá kópia (angl. Bcc...), alebo pole Od (angl. From). Ich zobrazenie
vyvoláme príkazom Možnosti, Zobraziť príjemcov skrytej kópie, zobraziť pole Od a
do formulára pribudne Skrytá a Od).

Obrázok 34: Doplnenie polí vo formulári správy

Adresa príjemcu sa vpisuje do poľa Komu (angl.To). Môţeme ju zadať niekoľkými
spôsobmi. Kliknutím na tlačidlo „Komu“ (angl. To) sa otvorí dialógové okno
„Vybrať mená“ (angl. Select Names). Na Fakulte managementu je prístupných
niekoľko zoznamov osôb. V globálnom zozname adries (angl. Global Address List)
nájdeme všetkých študentov, pedagógov ale aj zamestnancov rozdelených do
niekoľkých skupín. Zapísaním začiatočných písmen do priestoru Hľadať sa zoznam
nastaví na poţadovaného adresáta a zatlačením na tlačidlo „Komu“ (angl. To),
prípadne výberom moţností kópii a zatlačením na tlačidlo OK sa emailová adresa
adresáta vloţí do vybraného poľa.

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

Obrázok 35: Výber adresáta z globálneho zoznamu adries

Vo formulári správy sa objaví jeho meno a priezvisko podčiarknuté rovnou čiarou. To
čo je zobrazené, nie je konkrétna emailová adresa, ale je to len „displaiové―
zobrazenie. Konkrétnu adresu môţeme zobraziť pravým klikom na meno a výberom
„Vlastnosti“ (angl. Properties). Na karte „E-mailové adresy“ (angl. E-mail Address)
sa objaví SMPT: a konkrétna emailová adresa, ktorú Outlook naozaj pouţije pri
poslaní správy.

Obrázok 36: Zobrazenie emailovej adresy vo vlastnostiach adresáta

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

Pohodlným spôsobom ako adresovať správu osobe zaradenej do globálneho zoznamu
adries je zapísanie jej priezviska priamo vo formulári správy do priestoru poľa
„Komu“ (angl. To). Potom stačí zatlačiť tlačidlo „Kontrola mien“ (angl. Check

Name) na karte Správa / Kontrolovať mená

*. Ak má rovnaké priezvisko niekoľko

osôb Outlook nás vyzve k definovaniu správneho výberu. (Obrázok 37)

Obrázok 37: Výber správneho adresáta

*Ak chceme mať zabezpečené automatické rozpoznanie emailovej adresy musíme
zaškrtnúť políčko v dialógovom okne „Spresniť možnosti elektronickej pošty“ (angl.
Advanced E-mail Options). Vykonáme to príkazom z menu lišty Outlooku Nástroje /
Možnosti / Preferencie / Možnosti pošty / Rozšírené možnosti pošty (angl. Tools /
Options / Preference / E-mail Options / Advanced E-mail Options).

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

Obrázok 38: Nastavenie automatického kontrolovania mena adresáta

Ak chceme poslať správu osobe ktorá sa nenachádza v globálnom zozname adries
môţeme si jej adresu zaradiť medzi svoje kontakty, alebo ju zapísať ručne.
Postup pri zadaní adresy z kontaktov je veľmi podobný ako výber z globálneho
zoznamu adries. Zatlačením na tlačidlo Komu (ang. To) a výberom zoznamu
kontaktov (angl. Contacts) sa nám roztvorí zoznam nami definovaných kontaktov,
z ktorých rovnakým spôsobom vyberieme adresáta.

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

Obrázok 39: Výber adresáta z kontaktov

Ak adresu nemáme uloţenú v kontaktoch a nenachádza sa ani v globálnom zozname
adries, môţeme ju zapísať ručne. Tvar emailovej adresy býva definovaný troma
časťami. Meno oddelené zavináčom, od názvu spoločnosti, bodka a názov domény.
Pokiaľ Outlook nevie rozpoznať príjemcu, alebo je pouţitá chybná syntax emailovej
adresy, podčiarkne ho červenou vlnovkou, podobne ako gramatickú chybu vo Worde.
Ak Outlook rozpozná meno, prípadne napísaná emailová adresa má správny tvar,
podčiarkne ho rovnou čiernou čiarou!

Do políčka „Kópia“ (angl. Cc) sa rovnakým spôsobom vkladá adresa osoby, ktorej
chceme rovnakú správu sprostredkovať. Rozdiel je len formálny. To znamená, ţe ak
napríklad posielame oznam nášmu klientovi (jeho adresa je v poli „Komu―), dávame
to na vedomie aj nášmu nadriadenému, prípadne inému kolegovi, ktorý spolupracuje
na riešení tohto problému (ich adresa je v poli „Kópia―). Správu adresát v kópii
dostane v rovnakej kvalite ako adresát v poli „Komu―.

Skrytá kópia (angl. Bcc:) sa vyuţíva, ak chceme sprostredkovať informáciu aj inej
osobe tak, aby o tom hlavný adresát nevedel. Ak zadáme viaceré osoby do poľa
„Skrytá kópia“, adresáti navzájom o tom nevedia. Kaţdý z nich dostane správu, ktorá
sa javí ako jedinečná.

Ak chceme poslať správu viacerým osobám deliacim znakom je bodkočiarka.

Do poľa „Predmet“ (angl. Subject:) sa vpisuje krátky výklad o tele správy. Ak bola
správa predaná ďalej (angl. Forward), do tohto poľa sa pred subjekt doplní text
„Fw:“, naznačujúci pohyb správy.

Samotný text správy sa píše do vyhradeného textového poľa, tzv. tela správy. Ak sa
kurzor dostane k okraju poľa, sám preskočí na nový riadok, preto nie je potrebné
pouţívať ENTER (pokiaľ samozrejme nechceme ukončiť odsek).

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

Text v tele správy nebýva tak formálny, ako v poštovej korešpondencii, ale oslovenie
a záver s pozdravom je na mieste. Väčšinou sa pouţíva text bez diakritiky. Bliţšie
pri formátovaní správ v kapitole 5.

4.1 Adresovanie správy distribučnej skupine.

Adresovanie prebieha rovnakým spôsobom, ako keby sme e-mail posielali osobe,
ktorú máme v kontaktoch. Po zatlačení tlačidla „Komu“ (angl. To) a výberom
„Kontaktov“ sa nám zobrazia všetky kontakty, ale aj vytvorené distribučné skupiny.
Klikom na meno niektorej zo skupín, sa z nej stáva adresa doručenia a mail ktorý
pošleme dostanú všetci jej členovia.

4.2 Vkladanie položiek do správ

Do elektronickej správy môţeme vkladať kópie súborov. Nazývame ich „prílohy“
(angl. Attachements). Môţeme tak kolegovi poslať vypracovanú správu, alebo nejaký
obrázok. Príjemca si tento súbor otvorí, môţe ho editovať a niekam si ho uloţiť.

Pozor na posielanie zástupcu (shortcut-u)! Do správy sa vloţí ikona
poukazujúca na pôvodný súbor, nie samotný súbor. Ak prijímateľ nemá
moţnosť prístupu k uloţeniu pôvodného súboru, súbor neotvorí!

Súbor vloţíme do správy klikom na ikonu Priložiť súbor na karte Schránka v skupine
príkazov Zahrnúť.

Obrázok 40: Vkladanie súboru ako prílohy do správy

Obrázok 41: Spôsoby vkladania prílohy do správy

Výberom „Vložiť ako text“ (angl. Insert as Text) sa text súboru priamo vloţí do tela
správy. Ak by sme vkladali napríklad niečo v NotPad-e, nebol by to problém, ale ak
by sme do tela správy chceli vloţiť nejaký Wordoský súbor (súbory vytvorené v
aplikácii Word začínajú a končia špeciálnymi kódmi, ktoré špecifikujú vlastnosti
dokumentu), vloţia sa do tela správy stovky, alebo aj tisíce divných znakov.
V takomto prípade by sme mali daný dokument otvoriť skopírovať ho (CTRL + C)

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

a tak ho vloţiť (CTRL + V) do tela správy. Ale ani tento spôsob nie je korektný. Vţdy
by sme mali dokument posielať ako prílohu!!!

4.3 Odoslanie správy

Pred odoslaním správy by sme mali nastaviť niektoré jej parametre, aby sme zaručili
archivovanie odoslanej správy, prípadne nastaviť oznámenie o jej doručení.
Nastavenie parametrov správy na odoslanie sa vykoná klikom na spúšťač dialógového
okna „Možnosti“ (angl. Options) na karte Správa v novej správe.

Obrázok 42: Možnosti správy

Otvorí sa dialógové okno „Správa - možnosti“ (angl. Message Options). Ako prvý
parameter je „Dôležitosť“ (angl. Importance) správy. Difoltne je nastavená stredná.
Príjemca dostane správu bez akéhokoľvek indikovania dôleţitosti, respektíve
nedôleţitosti správy. Pokiaľ vyberieme dôleţitosť „Vysokú“ (angl. High) príjemca
bude mať pri prijatej správe červený výkričník. (rovnako by sme mohli dôleţitosť

nastaviť klikom na tlačidlo výkričníka v skupine príkazov Možnosti

). Ak si

vyberieme dôleţitosť „Nízku“ (angl. Low), príjemca dostane pri správe indikovanie

nízkej dôleţitosti (obdoba šípky smerom nadol

Ďalším parametrom je „Citlivosť“ (angl. Sensitivity). Na výber je Normálne (angl.
Normal), Osobné (angl. Personal), Súkromné (angl. Private), alebo Dôverné (angl.
Confidential).

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

Veľmi výborným nástrojom je „Použitie mailu ako hlasovacieho zariadenia“ (angl.
Use voting buttons). Ak potrebujeme napríklad zorganizovať poradu manaţmentu
celej firmy, môţeme dať hlasovať, kde by sa mala uskutočniť. Na výber máme
moţnosti „Schváliť“ (angl. Approve), „Odmietnuť“ (angl. Reject), alebo Áno (angl.
Yes), Nie (angl. No), alebo Áno (angl. Yes), Nie (angl. No), Pravdepodobne (angl.
Maybe). Môţeme však definovať aj vlastné hlasovacie tlačidlá, čo v našom prípade
môţe byť: Bratislava; Trnava; Banská Bystrica; Košice.

Obrázok 43: Zobrazenie hlasovacích tlačidiel v prijatej správe

Príjemcovi sa v prijatej správe zobrazí upozornenie, ţe prijatá správa vyţaduje
hlasovanie. V poli Hlasovať sa rozroluje ponuka výberu hlasovacích moţností. Po
kliku na jedno z nich sa mail odošle na adresu, ktorú definujeme v moţnostiach
správy. Pred odoslaním správy nás ešte Outlook vyzve k upravenie moţnosti
odoslania správy.

Obrázok 44: Upravenie odpovedi pred odoslaním

Veľmi často pouţívanými nástrojmi posielanej správy je „Potvrdenie (notifikácia)
o doručení“ (angl. Request a delivery mail to receipt for this message), alebo
„Potvrdenie o prečítaní správy“ (angl. Request a read mail to receipt for this
message). Ak príjemca správu prijme (alebo prečíta), systém doručí potvrdenku
o vykonanej akcii.
Ďalším parametrom je nastavenie „Odpovede doručiť na adresu“ (angl. Have replies
sent to). Niekedy potrebujeme zabezpečiť, aby príjemca odpísal na inú adresu ako na
našu (v prípade odcestovania, alebo veľkej zaneprázdnenosti). Tlačidlom „Vybrať
meno“ (angl. Select Name) môţeme definovať nového príjemcu odpovede.
Ak potrebujeme odoslať mail neskôr, napríklad budúci týţdeň, kedy budeme na
sluţobnej ceste, môţeme vyuţiť nastavenie časového plánu odosielania mailu.
Textové polia „Nedoručovať pred“ (angl. Do not deliver before) a „Platnosť skončí
po“ (angl. Expires after) otvoria kalendárny systém, a my môţeme nastaviť čas
odoslania e-mailu (mail bude čakať v priečinku „Pošta na odoslanie“ angl. Outbox).

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

Polia „Zašifrovať obsah správy a prílohy“ (angl. Encrypt massage contents and
attachements) a „Pridať digitálny podpis do odoslanej správy“ (angl. Add digital
signature to outgoing message) sú neaktívne. Aby sme tieto akcie uskutočniť
potrebovali by sme zvláštny certifikát, nazývaný tieţ digitálne ID. Aby sme mohli
niekomu poslať zašifrovanú správu, museli by sme mať vo svojom zozname
kontaktov digitálne ID tejto osoby.
Teraz je spáva pripravená na odoslanie a stačí kliknúť na políčko „Odoslať“ (angl.
Sent). Správa ktorú odošleme sa zobrazí v priečinku Odoslané položky (angl. Sent
Items).

4.4 Prijatie správy

Jednou z príjemných stránok práce s internetom je prijímanie elektronickej pošty.
Počas práce zrazu zazvoní oznam a na hlavnom paneli operačného systému Windows
sa objaví malá obálka. Máme správu. Kliknutím na ňu sa otvorí Outlook a my si
môţeme pozrieť, kto si na nás spomenul, prípadne čo zas máme vybaviť. Ak by sme
chceli dostať oznam o novej správe prostredníctvom dialógového okna musíme
príkazom Nástroje / Možnosti / Možnosti el. pošty (angl. Tools / Options / E-mail
Options) zaškrtnúť poloţku „Zobrazovať upozornenie na novú poštu“ (angl. Display
a notification message when new mail arrives). Tlačidlom Nastavenie upozornenia na
pracovnej ploche môţeme nastaviť Trvanie a Priehľadnosť upozorňujúcej správy.

Obrázok 45: Nastavenie upozornenia prijatia novej správy

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

4.5 Odpovedať na správu

Po prečítaní správy chceme na správu odpovedať. Odpoveď môţeme poslať priamo

odosielateľovi, pričom stačí stlačiť tlačidlo „Odpovedať“ (angl. Reply)

Outlook otvorí formulár správy a do poľa „Komu“ (angl. To) vloţí adresu
odosielateľa. Alebo ak chceme poslať odpoveď odosielateľovi a zároveň všetkým

príjemcom, stačíme tlačidlo

„Odpovedať všetkým“ (angl. Repy to All) .

Outlook otvorí formulár novej správy, ale pôvodná správa zostane otvorená. Ak si
prajeme, aby sa po kliknutí na tlačidlo „Odpovedať“, alebo „Odpovedať všetkým―
pôvodná správa zavrela, musíme zaškrtnúť tlačidlo „Pri odpovedaní, alebo poslaní
ďalej zatvoriť pôvodnú správu“ (angl. Close original message on reply or forward)
Obrázok 46.
Text správy na ktorú odpovedáme Outlook odsunie niţšie a pred tento text vloţí
hlavičku pôvodnej správy, ktorú sme dostali. Takýmto spôsobom sa môţe posunúť
jedna správa viacerým osobám za sebou a pomocou hlavičiek môţeme zistiť jej cestu.
Ak sa konverzácie zúčastňuje viacero osôb, môţe sa stať, ţe stratíme prehľad kto na
akú časť správy reagoval. Preto je dobré nastaviť si nejakú formátovaciu
charakteristiku, ktorá sa bude vkladať pred citovaný text. Outlook nám dovoľuje
zmeniť formát citovaného textu, celkom ho vypustiť, vloţiť pred text symbol, alebo
naše meno. Nastavenie moţností formátu našej odpovede vykonáme príkazom
Nástroje / Možnosti (angl Tools / Options) / na karte Predvoľby (angl. Preferences) /
tlačidlo „Možnosti el. pošty“ (angl. E-mail Options).

Obrázok 46: Nastavenie uzavretia pôvodnej správy pred odoslaním

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

V tomto dialógovom okne môţeme meniť formát citovaného textu. V políčku „Pri
odpovedaní na správu“ (angl. When replying a message) môţeme nastaviť parametre
citovaného textu: Nezahrnúť pôvodnú správu (angl. Do not include message), Priložiť
pôvodnú správu (angl. Attach original message), Zahrnúť text pôvodnej správy (angl.
Include original message text), Zahrnúť a odsadiť text pôvodnej správy (angl. Include
and indent original message text), Pripojiť znak pred každý riadok pôvodnej správy
(angl. Prefix each line of the original message). Ak vyberieme poslednú moţnosť,
stane sa aktívnym priestor na udanie znaku (pôvodne je to znak „väčší―). Tento znak
môţeme nastaviť vlastný.
Keď vytvárame odpoveď na nejakú správu, Outlook pouţíva rovnaký formát ako pre
pôvodnú správu. Ak si prajeme zmeniť písmo odpovedi zvolíme Nástroje / Možnosti
(angl. Tools / Options) a na karte „Formát pošty― (angl. Mail Format) vyberieme
tlačidlo „Grafické efekty a písma“.

Obrázok 47: Výber písma pre odpoveď správy

4.6 Poslanie správy ďalej

Poslanie správy ďalej spočíva v odoslaní celej správy, vrátane textu a príloh ďalšiemu
príjemcovi. Ak chceme práve otvorenú správu predať ďalej, klikneme na tlačidlo

„Poslať ďalej“ (angl. Forward)

, alebo môţeme zadať príkaz Akcia / Poslať

ďalej (angl. Action / Forward). Ak správa nie je otvorená, vyuţijeme miestnu ponuku
a vyberieme „Poslať ďalej“ (angl. Forward). Pôvodná správa sa skopíruje do
formulára novej správy, ale na rozdiel od odpovedi na správu chýba adresát v poli
„Komu“ (angl. To). Takţe pred odoslaním správy musíme určiť príjemcu a prípadne
doplniť vlastný text.
Vzhľad pôvodného a nami odoslaného textu v správe sa nastavuje v rovnakom
dialógovom okne „Moţnosti el. pošty― ktorý zobrazuje Obrázok 46. Na výber máme
„Priložiť pôvodnú správu“ (angl. Attach original message), „Zahrnúť text pôvodnej

MS Office Outlook 2007

Posielanie správy

správy“ (angl. Include original message text), „Zahrnúť a odsadiť text pôvodnej
správy“ (angl. Include and indent original message text), „Pripojiť znak pred každý
riadok pôvodnej správy“ (angl. Prefix each line of the original message).
Poslanie správy ďalej môţe mať aj problematické stránky. V zásade je to to isté, ako
keby sme dali kolegovi prečítať list, alebo ako keby sme mu povedali obsah
telefonického rozhovoru. Skôr, ako teda predáme správu ďalej, mali by sme sa
ubezpečiť, ţe s tým autor súhlasí. Niektorí ľudia si neuvedomujú, ţe elektronická
pošta by mala byť čítaná len adresátom a pokojne správu „prepošlú ďalej―. Aby sme
zaistili, ţe naše správy nebudú predávané ďalej bez nášho dovolenia, môţeme toto
upozornenie vloţiť do automatického podpisu. V mnohých spoločnostiach je takýto
druh podpisu povinný pre všetky správy posielané adresátom mimo organizácie.

MS Office Outlook 2007

Formátovanie správ

5 Formátovanie správ

Keď uţ vieme, ako sa správy posielajú, môţeme sa naučiť, ako ich nejako špeciálne
upraviť, aby vyzerali profesionálne. Uţívatelia LINX-ov nebudú našou elegantne
formátovanou správou nadšení (správa bude obsahovať objekty a kódy HTML).
Niektoré listservery, ktoré nepodporujú distribúciu správ vo formáte digest, údaje vo
formáte HTML a MIME odstránia.

TAKŽE S FORMÁTOVANÍM OPATRNE!

Outlook podporuje tri rôzne formáty správ:
prostý text – pre text sa pouţije východiskové písmo (väčšinou Courier) a nie je
moţné text formátovať, formátovacie tlačidlá sú deaktivované. Na vyjadrenie
charakteru textu sa pouţijú konvenčné značky *hviezdičky *, pre text v kurzíve, alebo
_ podčiarkovníky _., pre text v „Bolde―. Prípadne môţeme pouţiť rôzne obmeny ,
ktorá príjemcovi napovie naše emócie.
formát RTF – môţeme formátovať, zarovnávať odseky, pouţiť zoznam s odráţkami,
tlačidlá na ovládanie formátovania sú aktívne
formát HTML – (Hypertext Markup Language), môţeme vyuţiť štýly HTML, vkladať
čiary, obrázky, objekty, pozadia, nadpisy, štýly, šablóny

5.1 Nastavenie možností formátu elektronickej pošty

Nastavenie moţností formátu elektronickej pošty uskutočníme výberom Nástroje /
Možnosti / karta Formát pošty (angl. Tools / Options / Mail Format)
V poli „Správy vytvárať v tomto formáte“ (angl. Send in this message format), máme
na výber: HTML, Microsoft Outlook Rich text, Prostý text (angl. Plain text)
Keď vyberáme editor, volíme vlastne moţnosť formátovania našich správ. Ak
napríklad vytvoríme správu vo formáte HTML, odošleme ju príjemcovi, ktorého
poštový systém nepodporuje takýto druh formátu, dostane ju vo formáte prostého
textu. Formátovacie charakteristiky a obrázky sa zobrazia ako rada nezmyselných
znakov. Ak však príjemca má moţnosť HTML formát čítať, uvidí našu správu
v originál kvalite.

MS Office Outlook 2007

Formátovanie správ

Obrázok 48: Karta Formát pošty

Na tejto karte máme ďalej moţnosť nastavenia písma a grafických efektov a moţnosť
nastavenia automatického podpisu.

5.2 Automatický podpis

V posledných rokoch sa vyuţívanie automatického podpisu stalo veľmi módnym.
Okrem svojich iniciál uţívatelia k nim pripájajú rôzne citáty, úryvky prejavov,
obľúbené www stránky a podobne.
V Outlooku si môţeme pripraviť niekoľko našich uţívateľských podpisov, ktoré
potom môţe veľmi pohodlne vkladať do našich správ.
Ak chceme vytvoriť automatický podpis, zadáme príkaz Nástroje / Možnosti karta
Formát pošty (angl. Tools / Options / Mail Format).
Ako prvé vytvoríme jeho názov.

MS Office Outlook 2007

Formátovanie správ

Obrázok 49: Vytvorenie automatického podpisu

V ďalšom kroku sa nám otvorí dialógové okno editovania podpisu. Obrázok 49. Do
svojho podpisu môţeme vloţiť text, hypertextové odkazy, obrázky, rôzne ho zarovnať
a uplatniť naň rôzne iné formátovacie charakteristiky.

Obrázok 50: Samotný návrh podpisu

Dôrazne odporúčame, aby náš podpis nepresiahol 5 riadkov a ak tam musí byť
obrázok, nech je čo najmenší, aby jeho načítanie prebehlo rýchlo. Na prvom riadku
podpisu by mali byť tri pomlčky, ktoré oznamujú poštovému serveru koniec správy.
Ak si prajeme, aby sa podpis vkladal automaticky do tela kaţdej správy ktorú ideme
odoslať, podpisový vzor nastavíme v poli Nové správy. Ak si prajeme, aby sa
zobrazoval len v správach Odpovedí alebo pri poslaní ďalej, vyberieme poţadovaný
podpis v spodnom poli.

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

6 Triedenie e-mailov

6.1 Označovanie správy príznakom

Označenie mailu príznakom sa vykoná príkazom Akcia / Spracovať.

Obrázok 51: Výber požiadavky spracovania správy

Rozroluje sa zoznam moţných priradení spracovania v čase. Výberom Vlastné,
prípadne Pridaním pripomenutia sa otvorí dialógové okno Vlastné.
Na výber máme: Hovor, Neposielať ďalej, Spracovať, Pre vašu informáciu, Poslať
ďalej, Nie je potrebná odpoveď, Čítať, Odpovedať, Odpovedať všetkým, Posúdiť. Mail
takto označený (je jedno, či označíme prijatý, alebo ten ktorý ideme poslať), dostane
príznak červenej zástavky. Nastavíme mu termín splnenia a keď nastane tento čas
systém nám pripomenie jeho splnenie. Ak splníme príznak skôr, môţeme príznak
zrušiť (tlačidlo odstrániť príznak), alebo pouţiť miestnu ponuku a vybrať voľbu
príznaku správy ako dokončenú.

Obrázok 52: Vlastné nastavenie spracovania správy

V tomto prípade sa príznak (zastávka) zmení na šedú fajku a systém ho uţ nebude
pripomínať.

6.2 Organizovanie pošty

Často uţívateľ dostáva desiatky mailov, a nestíha si udrţiavať poriadok v ich
vybavovaní. MS Office Outlook 2007 umoţňuje niekoľko moţností, ako si triediť

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

doručenú poštu. Kliknutím na príkaz Nástroje / Zorganizovať sa otvorí v hornej časti
okna stránka Spôsoby organizácie priečinka Inbox, ktorá obsahuje tri karty
Pomocou priečinkov
Premiestniť správu vybratú niţšie do priečinka _ vybrať adresár _ PREMIESTNIŤ
Ak chceme zobraziť alebo upraviť pravidlá klikneme na poloţku Pravidlá
a upozornenia.

Obrázok 53: Organizovanie pošty pomocou priečinkov

Pomocou farieb
Máme moţnosť Označiť farebne správy od uţívateľa (odoslané uţívateľovi) _ meno _
farba _ POUŢIŤ FARBU

Obrázok 54: Organizovanie pošty pomocou farieb

Ďalej máme na výber Zobraziť správy zaslané len mne _ vybrať farbu _ ZAPNÚŤ
Je moţné zmeniť difoltné nastavenia (napr. ţe neprečítaná správa je Boldom, správa
s príznakom po časovom limite je červená...) a to stlačením tlačidla Automatické
formátovanie v pravom hornom rohu stránky Spôsoby organizácie priečinka Inbox.

Obrázok 55: Automatické formátovanie pri organizovaní pošty

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Charakteristiku, ktorú chceme zrušiť, odklikneme a toto nastavenie sa nám nezobrazí.
Môţeme pridávať vlastné políčka (pravidlá) a definovať im podmienky. Otvorí sa
dialógové okno Filter.

Obrázok 56: Filtrovanie pri automatickom formátovaní

Pomocou zobrazenia
V tomto poli máme moţnosť zmeny zobrazenia správ (Správy, Správy s automatickou
ukáţkou, Posledných sedem dní, Neprečítané správy, Komu, Časová os správ, Súbory
s údajmi, programu Outlook, Dokumenty, by Sender, Messages)

Obrázok 57: Pomocou zobrazení

6.3 Nevyžiadaná pošta

Kaţdý, kto pouţíva e-mail, pozná hromadné e-maily, ktoré prichádzajú do priečinka
Doručená pošta, pričom väčšina z nich je nevyţiadaná. Program Outlook pomáha
redukovať problém s nevyţiadanou poštou prostredníctvom filtra nevyţiadanej pošty,
ktorý automaticky hodnotí prichádzajúce správy a odosiela správy povaţované za
nevyţiadané do priečinka Nevyžiadaná pošta.
Program Outlook sa vyznačuje aj doplnkovými antispamovými funkciami. Správy vo
formáte HTML často obsahujú obrázky alebo zvuky z externého zdroja na Internete.
Túto moţnosť beţne pouţívajú legitímni odosielatelia, aby sa vyhli vkladaniu
veľkých grafických objektov do samotnej správy. Odosielatelia nevyţiadanej pošty

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

však túto moţnosť pouţívajú ako prostriedok na zhromaţďovanie e-mailových adries.
Keď otvoríme správu a obsah sa automaticky preberie, nevedomky tak potvrdzujeme
serveru odosielateľa, ţe daná e-mailová adresa je platná. Naša e-mailová adresa
potom môţe byť predaná odosielateľom nevyţiadanej pošty, čo často vedie k
zasielaniu väčšieho mnoţstva nevyţiadanej pošty na našu adresu.
V ponuke Nástroje klikneme na poloţku Možnosti. Na karte Preferencie stlačíme v
časti E-mail tlačidlo Nevyžiadaná pošta. Vyberieme poţadovanú úroveň ochrany.4

Obrázok 58: Možnosti nevyžiadanej pošty

Bez automatického filtrovania - Automatický filter nevyţiadanej pošty sa síce
vypne, ale program Outlook bude aj naďalej vyhodnocovať správy podľa
názvov domén a e-mailových adries v zozname Blokovaní odosielatelia a
správy sa budú aj naďalej presúvať do priečinka Nevyžiadaná pošta.
Nízka - Ak neprijímame veľké mnoţstvo nevyţiadaných e-mailových správ a
chceme zobrazovať všetky správy okrem tých najbeţnejších nevyţiadaných
správ, mali by sme vybrať túto moţnosť.
Vysoká - Ak prijímame veľké mnoţstvo nevyţiadaných správ, ale nechceme
obmedziť správy, ktoré vidíme na tie, ktoré prichádzajú od dôveryhodných
odosielateľov, mali by sme vybrať túto moţnosť. Správy presunuté do
priečinka Nevyžiadaná pošta by sme však mali pravidelne kontrolovať,
pretoţe do tohto priečinka sa môţu presunúť aj niektoré poţadované správy.

4 Zmena úrovne ochrany ovplyvňuje iba tie poštové kontá, ktoré doručujú a ukladajú e-mailové správy
do počítača. Medzi nimi sú všetky e-mailové kontá, ktoré pouţívajú súbor osobných priečinkov (.pst),
vrátane POP3 a IMAP, a kontá servera Microsoft Exchange, ktoré sú nakonfigurované na pouţitie
reţimu Exchange s vyrovnávacou pamäťou, ktoré vyuţívajú súbor priečinkov offline (.ost).

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Iba pošta od dôveryhodných subjektov - Ak prijímame veľké mnoţstvo e-
mailových správ, môţeme si prípadne vybrať túto moţnosť a všetky e-mailové
správy odoslané subjektmi, ktoré nie sú uvedené v zozname Dôveryhodní
odosielatelia, alebo subjektmi, ktoré nie sú uvedené v zozname Dôveryhodní
príjemcovia, sa budú povaţovať za nevyţiadanú poštu.

Filter nevyţiadanej pošty vyhodnocuje kaţdú prichádzajúcu správu na základe
viacerých faktorov vrátane času odoslania správy a obsahu správy. Filter nevylučuje
ţiadneho konkrétneho odosielateľa ani typ správy, ale na základe analýzy obsahu a
štruktúry kaţdej správy sa snaţí zistiť, či nejde o nevyţiadanú poštu. Filter
nevyţiadanej pošty je na základe predvoleného nastavenia zapnutý a úroveň ochrany
je nastavená na hodnotu Nízka. Táto úroveň je určená na zachytávanie najbeţnejšej
nevyţiadanej pošty. Kritériá filtrácie môţeme sprísniť tak, ţe zmeníme úroveň
ochrany. Filter nevyţiadanej pošty môţeme tieţ pravidelne aktualizovať na ochranu
pred najnovšími technikami, ktoré odosielatelia nevyţiadanej pošty pouţívajú na
doručenie nevyţiadanej pošty.
Kaţdá správa zachytená filtrom nevyţiadanej pošty sa presunie do špeciálneho
priečinka Nevyžiadaná pošta. Odporúča sa, aby sme z času na čas skontrolovali
správy v priečinku Nevyžiadaná pošta a uistili sa, ţe správy v ňom nie sú legitímne
správy, ktoré chceme čítať. Ak ide o legitímne správy, môţeme ich presunúť do
priečinka Doručená pošta tak, ţe ich označíme ako iné neţ nevyţiadané. Môţeme ich
tieţ presunúť myšou do ľubovoľného priečinka.
Hoci filter nevyţiadanej pošty filtruje prichádzajúce správy automaticky, pomocou
zoznamov filtra nevyţiadanej pošty môţeme sami určovať, ktoré správy sa budú
povaţovať za nevyţiadané. Tieto zoznamy nám umoţňujú povoliť alebo blokovať
správy doručené z konkrétnych e-mailových adries a domén.

Existuje päť zoznamov filtra nevyžiadanej pošty

1. Zoznam dôveryhodných odosielateľov

Ak filter omylom označí určitú e-mailovú správu ako nevyţiadanú, môţeme pridať
odosielateľa tejto správy do zoznamu dôveryhodných odosielateľov. E-mailové
adresy a názvy domén v zozname dôveryhodných odosielateľov sa bez ohľadu na
obsah správy nikdy nepovaţujú za nevyţiadanú poštu.
Ak je začiarknuté políčko Považovať za dôveryhodné aj e-maily od odosielateľov zo
zoznamu Kontakty (predvolené nastavenie), sú do tohto zoznamu zahrnuté všetky e-
mailové adresy v priečinku Kontakty. Pri tomto nastavení sa správy od osôb v
priečinku Kontakty nikdy nepovaţujú za nevyţiadané e-mailové správy.
Ak začiarkneme políčko Automaticky pridávať ľudí, ktorým odosielam e-maily, do
zoznamu dôveryhodných odosielateľov, zahrnú sa do tohto zoznamu aj e-mailové
adresy osôb, s ktorými komunikujeme prostredníctvom e-mailu, ale nie sú zahrnuté
do priečinka Kontakty (toto zaškrtávacie políčko nie je v predvolenom nastavení
začiarknuté). Osobné distribučné zoznamy nie je moţné pridať prostredníctvom tohto
zaškrtávacieho políčka.
Ak pouţívame e-mailové konto programu Microsoft Exchange, všetky mená a e-
mailové adresy v Globálnom zozname adries5 sa automaticky povaţujú za
dôveryhodné.

2. Zoznam dôveryhodných príjemcov

5 Globálny zoznam adries: adresár obsahujúci e-mailové adresy všetkých pouţívateľov, skupín a
distribučných zoznamov v organizácii. Tento adresár vytvára a spravuje správca. Môţe obsahovať i e-
mailové adresy verejného priečinka.

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Ak sme súčasťou zoznamu poštových adries alebo distribučného zoznamu, môţeme
pridať odosielateľa zoznamu do zoznamu dôveryhodných príjemcov, takţe správy
odosielané na tieto e-mailové adresy alebo názvy domén sa bez ohľadu na obsah
správy nikdy nebudú povaţovať za nevyţiadané.

3. Zoznam blokovaných odosielateľov

Správy od určitých odosielateľov môţeme jednoducho blokovať pridaním ich e-
mailových adries alebo názvov domén do zoznamu blokovaných odosielateľov. Keď
do tohto zoznamu pridáme meno alebo e-mailovú adresu, program Outlook presunie
všetky správy prichádzajúce z tohto zdroja do priečinka Nevyžiadaná pošta. Správy
od osôb alebo s názvami domén, ktoré sú zahrnuté do tohto zoznamu, sa bez ohľadu
na obsah správy vţdy budú povaţovať za nevyţiadané.

4. Medzinárodný zoznam zablokovaných domén najvyššej úrovne

Ak chceme blokovať neţiaduce e-mailové správy pochádzajúce z inej krajiny alebo
oblasti, môţeme pridať kódy krajiny alebo oblasti do zoznamu zablokovaných domén
najvyššej úrovne. Tento zoznam nám umoţňuje blokovať e-mailové adresy, ktoré
končia určitou doménou najvyššej úrovne. Ak napríklad v zozname začiarkneme
políčka CA [Kanada], US [Spojené štáty] a MX [Mexiko], zablokujú sa správy z e-
mailových adries, ktoré končia príponami .ca, .us a .mx. Zoznam obsahuje aj ďalšie
kódy krajín a oblastí.

5. Medzinárodný zoznam zablokovaných kódovaní

Ak chceme zablokovať nevyţiadané e-mailové správy, ktoré sa zobrazujú v inom
jazyku, môţeme pridať kódovanie do zoznamu zablokovaných kódovaní. Tento
zoznam nám umoţňuje blokovať všetky e-mailové adresy so zadaným kódovaním

jazyka, ktoré sa označuje aj ako tabuľka znakov. V súčasnosti sa väčšina
nevyţiadaných e-mailových správ odosiela s kódovaním US-ASCII. Zvyšok sa
odosiela s rôznymi inými medzinárodnými kódovaniami. Zoznam zablokovaných
kódovaní nám poskytuje moţnosť filtrovať neţiaduce medzinárodné e-mailové správy
v jazyku, ktorému nerozumieme.

Typy e-mailových kont podporovaných filtrom nevyžiadanej pošty
Filter nevyţiadanej pošty je moţné pouţiť s nasledovnými typmi e-mailových kont:

e-mailové konto programu Microsoft Exchange v reţime Exchange s

vyrovnávacou pamäťou,

konto programu Exchange, ktoré doručuje do súboru osobných priečinkov
(.pst)

konto HTTP (sluţba Windows Live Mail),

konto POP3,
konto IMAP,

konektor balíka Microsoft Office Outlook pre program IBM Lotus Domino,

konektor Outlook Connector pre sluţbu MSN.

Reţim Exchange s vyrovnávacou pamäťou skvalitňuje prácu, keď pouţívame konto
na serveri Microsoft Exchange Server. Kópia poštovej schránky je uloţená na našom

6 Metóda zobrazovania znakov v e-mailových správach vo formáte HTML alebo obyčajného textu.
Ako príklady kódovania je moţné uviesť US-ASCII, Unicode (UTF-8) a Western European (ISO). V
programe Outlook sa optimálne kódovanie pre odchádzajúce e-mailové správy vyberá automaticky.
7 Súbor s údajmi, v ktorom sa uchovávajú správy a ostatné poloţky v počítači. Súbor .pst moţno určiť
ako predvolené miesto pre doručovanie e-mailových správ. Tento súbor sa môţe pouţiť aj na
usporiadanie a zálohovanie poloţiek za účelom zabezpečenia

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

počítači. Táto kópia poskytuje rýchly prístup k našim údajom a poštový server ju
pravidelne aktualizuje.
Keďţe filter nevyţiadanej pošty je moţné pouţiť len pri pouţívaní reţimu Exchange s
vyrovnávacou pamäťou a štandardne je pri inštalácii nastavenie online, je nutné
prepnúť sa do tohto reţimu.
Reţim Exchange s vyrovnávacou pamäťou zapneme nasledovným spôsobom:
V ponuke Nástroje klikneme na poloţku Nastavenie kont. (Obrázok 59) Na karte E-
mail klikneme na konto Microsoft Exchange a potom klikneme na tlačidlo Zmeniť.

Obrázok 59: Nastavenie režimu s vyrovnávacou pamäťou

V časti Server Microsoft Exchange začiarkneme políčko Použiť režim Exchange s
vyrovnávacou pamäťou.

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Obrázok 60: Zmena e-mailového konta

Klikom na tlačidlo Ďalšie nastavenia sa nám otvorí dialógové okno Microsoft
Exchange a na karte Spresnenie zatlačíme tlačidlo Nastavenie súboru priečinkov
offline.

Obrázok 61: Nastavenie priečinka .ost

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Tu sa nám zobrazí cesta uloţenia našej kópie na lokálnej pozícii. (C:\Documents and
Settings\Priezvisko\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook)
Treba si uvedomiť, ţe vytvorený .ost súbor sa uloţil na lokálny disk konkrétneho
počítača.

Táto operácia sa dá vykonať aj cestou Ponuka START / Nastavenia / Ovládacie
panely / Pošta. Zatlačením na tlačidlo E-mailové kontá sa otvorí rovnaké dialógové
okno Microsoft Exchange ako v predošlom postupe.

Obrázok 62: Nastavenie režimu vyrovnávacej pamäte

Treba si uvedomiť ţe:

Zoznamy filtra nevyţiadanej pošty sú uloţené na serveri a sú k dispozícii z
ľubovoľného počítača. Zoznamy filtrov pouţíva na hodnotenie správ aj server.
To znamená, ţe ak je odosielateľ uvedený v zozname blokovaných
odosielateľov, správy od tohto odosielateľa sa presunú do priečinka
Nevyţiadaná pošta na serveri a nie sú vyhodnocované programom Outlook.

Pri práci v reţime online sú zoznamy filtra nevyţiadanej pošty uloţené na
serveri a sú k dispozícii z ľubovoľného počítača, ale iba v prípade, ak máme
funkciu nevyţiadanej pošty zapnutú v sluţbe Outlook Web Access.

10 tipov na zníženie množstva nevyžiadanej pošty8
Ak chceme zníţiť riziko obdŕţania nevyţiadaných e-mailov, mali by sme postupovať
podľa nasledovných pokynov.

1. Využiť filter nevyžiadanej pošty v programe Microsoft Office Outlook 2007

Program Office Outlook 2007 pomáha redukovať problémy s nevyţiadanou
poštou pomocou filtra nevyţiadanej pošty, ktorý automaticky hodnotí
prichádzajúce správy a odosiela tie, ktoré povaţuje za nevyţiadanú poštu, do
priečinka Nevyţiadaná pošta.

2. Blokovať obrázky v správach HTML, ktoré odosielatelia nevyžiadanej pošty

používajú ako prvky web beacon

8 http://office.microsoft.com/sk-sk/outlook

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Program Office Outlook 2007 zahŕňa doplnkový mechanizmus na ochranu
proti nevyţiadanej pošte. Na základe predvoleného nastavenia je v správach
automaticky blokované preberanie obrázkov alebo iného externého obsahu,
ktorý je prepojený so serverom. Ak by táto funkcia nebola zapnutá, pri
otvorení správy s externým obsahom by sa obsah automaticky prevzal a my by
sme tak neúmyselne potvrdili e-mailovému serveru, ţe naša e-mailová adresa
je platná. Naša e-mailová adresa potom môţe byť predaná odosielateľovi
nevyţiadanej pošty. Ak sa domnievame, ţe správa pochádza z dôveryhodného
zdroja, môţeme externý obsah, ako sú napríklad obrázky, odblokovať.

3. Vypnúť potvrdenia o prečítaní a doručení a automatické spracovanie žiadostí

o schôdzu
Odosielatelia nevyţiadanej pošty sa niekedy uchyľujú k odosielaniu ţiadostí o
schôdzu a správ so ţiadosťou o potvrdenie prečítania a doručenia. Ak na
takéto ţiadosti o schôdzu a potvrdenia o prečítaní a doručení odpovieme, môţe
odosielateľom hromadnej pošty pomôcť overiť našu e-mailovú adresu. Túto
funkciu môţeme vypnúť. Automatické spracovávanie ţiadostí o schôdzu a
potvrdení o prečítaní a doručení sú však uţitočnými funkciami, ktoré môţeme
bez obáv pouţívať v bezpečnej podnikovej sieti.

4. Obmedziť miesta, na ktorých zverejňujeme svoju e-mailovú adresu.

Pri odosielaní e-mailovej adresy na verejné webové lokality, ako sú napríklad
diskusné skupiny, hovorne, vývesky atď., by sme mali byť opatrní. Pri
návštevách verejných webových lokalít pouţívajme inú neţ hlavnú e-mailovú
adresu. Svoju e-mailovú adresu odstráňme aj zo svojej osobnej webovej
lokality. Ak svoju e-mailovú adresu niekde uvedieme alebo na ňu vytvoríme
prepojenie, pravdepodobnosť prijímania nevyţiadanej pošty sa zvyšuje.

5. Čítať informácie o ochrane osobných údajov na webových lokalitách

Ak pouţívame internet banking, nakupujeme online alebo sa prihlasujeme na
odber bulletinov, pred zadaním e-mailovej adresy a ďalších osobných
informácií by sme si mali prečítať informácie o ochrane osobných údajov. Na
webovej lokalite vyhľadajme príslušné prepojenie (obyčajne v spodnej časti
domovskej stránky) alebo časť s názvom „Prehlásenie o pouţívaní osobných
údajov―, „Politika ochrany osobných údajov", „Podmienky― alebo
„Podmienky pouţívania―. Ak na webovej lokalite nenájdeme ţiadne
informácie o pouţívaní osobných údajov, mali by sme si dobre si rozmyslieť,
či pouţijeme sluţby na tejto lokalite.

6. Dávať si pozor na vopred začiarknuté políčka.

Pri nakupovaní online spoločnosti niekedy pridávajú vopred začiarknuté
políčko, ktorým vyjadrujeme svoj súhlas s predajom alebo poskytnutím svojej
e-mailovej adresy iným spoločnostiam (tretím stranám). Mali by sme zrušiť
začiarknutie takýchto políčok, aby sme zabránili zdieľaniu svojej e-mailovej
adresy.

7. Neodpovedať na nevyžiadanú poštu.

Nikdy by sme nemali odpovedať, ak odosielateľa nepoznáme a nedôverujeme
mu, ak e-mailová správa napríklad neprichádza zo sluţby alebo internetového
obchodu v ktorom sme nakupovali. Ak odpovieme na nevyţiadanú poštu,
potvrdíme tým platnosť svojej e-mailovej adresy.

8. Ak spoločnosť používa na získanie osobných údajov e-mailové správy, nemali

by sme odpovedať odoslaním správy.
Väčšina legitímnych spoločností neţiada o osobné údaje prostredníctvom e-
mailu. Ak áno, mali by sme byť podozrievaví. Môţe ísť o falošnú e-mailovú

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

správu, ktorá má vyzerať ako pravá správa. Táto taktika je známa ako
neoprávnené získavanie údajov. Ak nevyţiadaná správa pochádza zo
spoločnosti, s ktorou spolupracujeme, ako je napríklad naša banka, mali by
sme zatelefonovať do tejto spoločnosti, ale pritom nepouţiť číslo z e-mailovej
správy. Zatelefonovať by sme mali na číslo, ktoré vyhľadáme v inom zdroji
informácií, napríklad v telefónnom zozname, bankovom výpise, účte alebo na
inom mieste. Ak ide o oprávnenú poţiadavku, operátor by nám mal vedieť
pomôcť. Filter nevyţiadanej pošty zahŕňa aj ochranu pred neoprávneným
získavaním údajov a pomáha nám tak identifikovať a vypnúť podozrivé
správy.

9. Neprispievať na dobročinné účely na základe žiadosti v e-mailovej správe

Niektorí odosielatelia nevyţiadanej pošty sa nanešťastie spoliehajú na našu
dobrú vôľu. Ak prijmeme prosbu o príspevok na dobročinné účely, mali by
sme zaobchádzať s danou správou ako s nevyţiadanou poštou. Ak ide o
charitatívnu organizáciu, ktorú chceme podporiť, mali by sme vyhľadať jej
číslo alebo webovú lokalitu a tak získať informácie o moţnosti poskytnutia
príspevku.

10. Neposielať ďalej reťazové e-mailové správy.

Okrem zbytočného zvýšenia mnoţstva e-mailov môţe byť posielanie
reťazovej správy ďalej aj šírením podvodu, kedy súčasne strácame kontrolu
nad svojou e-mailovou adresou.

6.4 Pravidlá a upozornenia

Pravidlo je činnosť, ktorú program Microsoft Office Outlook 2007 vykonáva
automaticky pri doručených alebo odoslaných správach, ktoré spĺňajú podmienky
zadané v pravidle. Sprievodca pravidlami a upozorneniami nám umoţňuje vyberať z
mnoţstva podmienok a akcií.
Do pravidiel môţeme pridávať výnimky pre určité prípady, ako sú napríklad správy,
ktoré sú označené na ďalšie spracovanie, alebo ktoré sú označené ako veľmi dôleţité.
Ak sa vyskytne čo len jedna zo zadaných výnimiek, pravidlo sa na správu neuplatní.
V module Pošta príkazom Nástroje / Pravidlá a upozornenia sa otvorí dialógové
okno Pravidlá a upozornenia. (Obrázok 63)

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Obrázok 63: Pravidlá a upozornenia

Pravidlá spadajú do niektorej z dvoch všeobecných kategórií: organizačné a
upozorňujúce.
Klikom na tlačidlo Nové pravidlo otvárame sprievodcu pravidlami. Sprievodca
pravidlami a upozorneniami obsahuje šablóny najčastejšie pouţívaných pravidiel.

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Obrázok 64: Sprievodca pravidlami - šablóny

Triediť správy
Tieto pravidlá nám pomáhajú triediť správy do priečinkov a na ich základe vykonávať
potrebné akcie. Môţeme napríklad vytvoriť pravidlo pre správy od konkrétneho
odosielateľa, napríklad od nadriadeného, ktoré budú v poli Predmet obsahovať slovo
projekt, a označiť ich na spracovanie, kategorizovať ich ako Projekt a presunúť ich do
priečinka s názvom Šéf - Projekt.
Upozorňovať na nové správy
Tieto pravidlá nás určitým spôsobom upozorňujú na prijatie konkrétnej správy.
Môţeme napríklad vytvoriť pravidlo, ktoré pri prijatí správy od manţela automaticky
prehrá zvukový záznam.
Vytvoriť úplne nové pravidlo
Toto sú pravidlá, ktoré vytvárame úplne od začiatku sami.

PRÍKLAD
Chceme vytvoriť pravidlo na presunutie pošty od nadriadeného do priečinka Šéf.

Ak si zvolíme nejakú šablónu (napr. Premiestniť správy od určitého odosielateľa do
určeného priečinka), sú v nej pripravené niektoré poţiadavky pravidla. Samozrejme
ich nastavenie môţeme pohodlne meniť a to jednoduchým odznačením
zaškrtávacieho políčka pri poţadovanej činnosti. V prvom kroku definujeme
Podmienku. Môţeme napríklad vybrať poloţku: je od odosielateľa alebo distribučný
zoznam. V spodnej časti v kroku dva, klikom na podčiarknutý text: ľudia alebo
distribučný zoznam definujeme poţadovaného odosielateľa správy.

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Obrázok 65: Výber podmienok

Naším výberom bude adresát s menom Gregus Michal.
Klikom na tlačidlo Ďalej sa presúvame do kroku definovania Akcie. Tým, ţe sme
vyuţili šablónu očakáva nás v tomto kroku zaškrtnuté políčko Premiestniť do
priečinka : názov priečinka.

Obrázok 66: Vytvorenie nového priečinka pre vytvorené pravidlo

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

V spodnej časti kroku dva máme rovnakú moţnosť nastavenia výberu priečinka ako
v predošlom okne. Klikom na text názov priečinka sa otvorí dialógové okno Pravidlá
a upozornenia Vybrať priečinok. Ak sme priečinok nevytvorili vopred a nenachádza
sa v adresárovej štruktúre našej poštovej schránky, zatlačíme na tlačidlo Nový
a definujeme mu názov ako aj pozíciu vnorenia v adresárovej štruktúre. (Obrázok 66)

Obrázok 67: Navrhnutie akcie v pravidle

Tlačidlom Ďalej sa posúvame do ďalšieho kroku sprievodcu a definujeme Výnimky.
V našom ilustratívnom prípade môţeme vybrať výnimku napríklad okrem prípadov,
keď je nastavený príznak. V spodnej časti v kroku dva upravíme druh tohto príznaku
napríklad na príznak Spracovať.

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Obrázok 68: Výber výnimky

Tlačidlom Ďalej sa presunieme do posledného kroku sprievodcu a zadáme názov
pravidla (od šéfa). Obrázok 69.
Ak chceme pravidlo spustiť ihneď po jeho vytvorení, začiarkneme políčko Spustiť
toto pravidlo teraz pre správy už existujúce v priečinku na poslednej strane
Sprievodcu pravidlami a upozorneniami.
Tlačidlom Dokončiť uloţíme vytvorené pravidlo medzi ostatné nastavené pravidlá pre
našu poštovú schránku.

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Obrázok 69: Definovanie názvu pravidla

Ak pri tvorbe pravidla pouţijeme akciu, ktorú nie je moţné vykonať cez server
pravidlo bude označené ako typ Iba klient a Outlook nás na to upozorní nasledovným
dialógovým oknom.

Obrázok 70: Pravidlo typu Iba klient

V zozname pravidiel (Obrázok 71) vidíme tri nastavené pravidlá. Pravidlo od šéfa,
ktoré symbolizuje ikona presúvania, pravidlo manžel (prehranie zvukového súboru po
príchode správy od blízkej osoby) symbolizujúce ikonou prehrania zvuku a pravidlo
Vymazať kategórie pre poštu, ktoré riadi server.

MS Office Outlook 2007

Triedenie e-mailov

Obrázok 71: Zoznam vytvorených pravidiel

Existujúce pravidlo môţeme kopírovať a pouţiť ako šablónu na vytvorenie iného
podobného pravidla. Môţeme mať napríklad vytvorené zloţité pravidlo, ktoré zahŕňa
mnoţstvo akcií a podmienok. V zozname pravidiel vyberme toto pravidlo a klikneme
na tlačidlo Kopírovať. Vyberiem miesto cieľa a v skopírovanom pravidle môţeme
vykonať poţadované zmeny.
Nepotrebné alebo neaktuálne pravidlá môţeme tlačidlom Odstrániť vymazať,
pripadne môţeme pravidlá rôzne usporadúvať do rôzneho poradia prostredníctvom
šípok.

MS Office Outlook 2007

Úlohy

7 Úlohy

Úlohy vytvárame v programe MS Outlook 2007 ako poloţky na sledovanie ich
napĺňania aţ kým nie sú dokončené. Predvolene sú všetky úlohy po vytvorení
označené na spracovanie, dokonca aj keď nemajú počiatočný dátum alebo termín
splnenia. Preto vţdy, keď vytvoríme úlohu alebo označíme e-mailovú správu či
kontakt, automaticky sa vytvorí poloţka úlohy.
Keď potrebujeme rýchlo označiť, ţe nejaká poloţka si vyţaduje našu pozornosť
neskôr, najlepšou moţnosťou je nastavenie príznaku. Keď nastavíme príznak poloţky,
zobrazí sa s príznakom v zobrazení Pošta, v priečinku Úlohy, na paneli s úlohami a v
zozname denných úloh v kalendári. Nastavenie príznaku správy alebo kontaktu
nevytvorí novú úlohu. Keďţe poloţka úlohy je naďalej e-mailovou správou alebo
kontaktom potom, ako bola označená príznakom, nemôţeme ju priradiť ako úlohu
niekomu inému alebo indikovať jej priebeh či percento dokončenia.
Bez ohľadu na to, v ktorom sme zobrazení, panel s úlohami nám stále poskytuje
informácie o poloţkách v kalendári, úlohách a poloţkách úloh.

Je viacero spôsobov, ako vytvoriť novú úlohu v programe Outlook. Môţeme pouţiť
príkaz Súbor / Nové / Úloha, zadať úlohu v textovom poli Zadajte novú úlohu na
paneli s úlohami v ľubovoľnom zobrazení v programe Outlook alebo zadať úlohu na
prázdnom mieste v zozname denných úloh v kalendári, či kliknúť a zadať v textovom
poli Kliknite sem, ak chceme pridať novú poloţku typu úloha v hornej časti
zobrazenia Úlohy. Najrýchlejší z týchto spôsobov je pouţitie panela s úlohami. Úlohu
môţeme vytvoriť aj tak, ţe presunieme poloţku, ako je e-mailová správa, do poloţky
Úlohy v navigačnej table. Kópia e-mailovej správy sa vytvorí ako úloha. Na
vytvorenie novej úlohy môţeme pouţiť aj kombináciu klávesov CTRL+SHIFT+K.

Obrázok 72: Časť Formulára Úloha

Do poľa Predmet zadáme názov úlohy.
Ak chceme, nastaviť pre úlohu Počiatočný dátum a Termín splnenia klikom na malú
šípku pri týchto poliach rozbalíme kalendár a môţeme nastaviť dátum začiatku
a ukončenia úlohy.
Úloha sa môţe vyskytovať jedenkrát alebo opakovane. Opakovaná9 úloha sa môţe
opakovať v pravidelných intervaloch alebo na základe stanoveného dátumu ukončenia
úlohy. Môţeme napríklad vytvoriť opakovanú úlohu odosielať manaţérovi správu o

9 Napríklad plánované činnosti alebo úlohy, ktoré sa pravidelne opakujú, ako napríklad týţdenná
projektová schôdza alebo mesačné strihanie vlasov, sa môţu označiť ako opakujúce sa

MS Office Outlook 2007

Úlohy

stave kaţdý posledný piatok v mesiaci alebo vytvoriť opakovanú úlohu návštevy
lekára mesiac potom, ako sme u neho boli naposledy.
Ak chceme úlohu nastaviť ako opakovanú, na karte Úloha v skupine Možnosti
klikneme na poloţku Opakovanie.

Obrázok 73: Nastavenie opakovania úlohy

V dialógovom okne Opakovanie úlohy klikneme na frekvenciu (Denne, Týždenne,
Mesačne alebo Ročne) určujúcu, ako často sa má úloha opakovať. Ďalej tu môţeme
nastaviť opakovanie podľa predchádzajúceho výberu. Ak si vyberieme opakovanie
týţdenné, môţeme nastaviť deň pripomínania. Ak si vyberieme opakovanie mesačné,
môţeme určiť deň v mesiaci, v ktorom sa nám budú úlohy pripomínať. Ak vyberieme
poloţku Generovať novú úlohu po, úloha sa nebude opakovať v pravidelných
intervaloch, ale na základe termínu dokončenia. Úloha sa nám bude pripomínať,
respektíve zaznamená sa do nášho kalendára až do dátumu, ktorý vyberieme
v spodnej časti tohto dialógového okna. Ak napríklad splácame lízingovú splátku ešte
dva roky, nastavíme termín ukončenia úlohy na dátum o dva roky neskôr. Rovnako tu
môţeme nastaviť počet opakovaní. Napríklad po 24 mesačných splátkach bude úloha
nepripomínaná. Kliknutím na tlačidlo OK zavrieme dialógové okno Opakovanie
úlohy.
Ak chceme pridať pripomenutie, začiarkneme políčko Pripomenutie a potom zadáme
dátum a čas pripomenutia. Môţeme určiť vlastný zvuk, ktorý sa prehrá pri zobrazení
pripomenutia. Klikneme na tlačidlo reproduktora, čím otvoríme dialógové okno Zvuk
pripomenutia. Tlačidlom Prehľadávať, vyberieme zvukový súbor, ktorý sa má
prehrať. Tým zmeníme zvuk pripomenutia iba pre danú úlohu.

Obrázok 74: Výber zvuku na prehranie pripomenutia

MS Office Outlook 2007

Úlohy

Ak chceme sledovať priebeh tejto úlohy, v poliach Stav, Priorita a Hotové (%)
zadáme poţadované hodnoty. Polia Stav a Hotové (%) sú prepojené. Ak zmeníme
hodnotu v jednom poli, príslušným spôsobom sa zmení aj hodnota v druhom poli.
K úlohe môţeme priradiť aj farebnú kategóriu, na karte Úloha v skupine príkazov
Možnosti klikneme na poloţku Kategorizovať a potom klikneme na jednu z farebných
kategórií v ponuke. Ak chceme zobraziť ďalšie farebné kategórie, klikneme na
poloţku Všetky kategórie. Otvorí sa dialógové okno Farby kategórií.

Obrázok 75: Nastavenie vlastnej farby kategórie

Pri prvom pouţití farebnej kategórie budeme vyzvaní na zadanie názvu pre farebnú
kategóriu, ktorý je pre nás prijateľnejší (napríklad Projekt, Práca, Informácie a pod.).
Môţeme vytvárať vlastné farebné kategórie, priraďovať k nim vlastné farby a
klávesové skratky.

Obrázok 76: Prepojenie na Kontakty

Ak naša úloha zahŕňa osobu alebo organizáciu, ktorá je v našich kontaktoch,
kliknutím na poloţku Kontakty v spodnej časti okna a následným výberom môţeme
vytvoriť rýchly odkaz na kontakt.

MS Office Outlook 2007

Úlohy

Obrázok 77: Nastavenie prepojenia Kontaktov

Prepojenie kontaktov sa predvolene nezobrazí v oknách správy, kontaktov ani úloh.
Ak chceme zapnúť toto prepojenie kontaktov, v hlavnom okne programu Outlook v
ponuke Nástroje klikneme na poloţku Možnosti. Na karte Preferencie klikneme na
tlačidlo Možnosti kontaktov . Otvorí sa dialógové okno Kontakt - možnosti a v časti
Prepojenia kontaktov začiarkneme políčko Vo všetkých formulároch zobraziť
informácie o prepojeniach kontaktu. (Obrázok 77)
Ak si neprajeme, aby sa iným pouţívateľom zobrazovala zdieľaná úloha, na karte
Úloha v skupine Možnosti klikneme na moţnosť Súkromné (symbol zámku).

Obrázok 78: Podrobnosti úlohy

Niekedy je potrebné k vytvorenej úlohe zaznamenať aj iné detaily, ktoré sa k nej
viaţu. Zadať vzdialenosť, odpracované hodiny a ďalšie fakturačné údaje. Na karte
Úloha v skupine Zobraziť klikneme na moţnosť Podrobnosti. (Obrázok 78)
Ak chceme priradiť úlohu, najskôr ju musíme vytvoriť a potom ju niekomu odošleme
ako ţiadosť o vykonanie úlohy. Osoba, ktorá dostane ţiadosť o vykonanie úlohy, sa

MS Office Outlook 2007

Úlohy

stáva dočasným vlastníkom úlohy. Táto osoba môţe úlohu odmietnuť, prijať, alebo ju
priradiť niekomu inému. V prípade odmietnutia10 sa úloha vráti naspäť k nám.
Niekedy sa môţe stať, ţe my budeme príjemcom priradenia úlohy. Po prijatí
priradenia úlohy sa musíme rozhodnúť, či ju prijmeme alebo odmietneme. Taktieţ sa
od nás môţu vyţadovať aktuálne informácie o postupe jej plnenia.

Obrázok 79: Prijatie úlohy

Po vytvorení úlohy a jej priradení niekomu inému môţeme mať na starosti dohľad
nad úlohou aţ do jej dokončenia. Môţeme napríklad vyţadovať správy o stave a
aktualizované informácie o postupe jej plnenia.

Obrázok 80: Vyžadovanie správ o plnení úlohy

Ak príjemca úlohu prijme, stáva sa jej trvalým vlastníkom. Ak táto osoba neskôr
úlohu priradí niekomu inému, nový nadobúdateľ sa stáva jej vlastníkom. Úlohu môţe
meniť jedine jej vlastník. Keď vlastník aktualizuje úlohu, aktualizujú sa všetky kópie
úlohy – kópia u osoby, ktorá pôvodne poslala ţiadosť o vykonanie úlohy, a všetky
kópie u všetkých ostatných predchádzajúcich vlastníkov úlohy. Keď vlastník dokončí
úlohu, program Outlook automaticky odošle správu o stave osobe, ktoré pôvodne
priradila úlohu, všetkým ostatným predchádzajúcim vlastníkom a všetkým ostatným
osobám, ktoré si vyţiadali správy.
Ak priradíme úlohu viacerým osobám naraz, nie je moţné uchovávať aktualizovanú
kópiu úlohy v našom zozname úloh. Ak chceme priradiť projekt viacerým osobám a
zároveň poţadujeme, aby nás program Outlook informoval o postupe práce,
rozdelíme projekt na viacero úloh a priradíme kaţdú úlohu jednotlivo. Ak napríklad
chceme sledovať dokument, ktorý majú napísať traja asistenti, vytvoríme tri úlohy
pomenované Napísať dokument: asistent 1, Napísať dokument: asistent 2 a Napísať
dokument: asistent 3 a kaţdú úlohu priradíme príslušnému asistentovi.
Zobrazenie Úloh môţeme prispôsobiť podľa svojich potrieb. Môţeme napríklad určiť
či poţadujem podrobný, alebo jednoduchý zoznam, aktuálne úlohy, zodpovednú
osobu, alebo iné nám vyhovujúce zobrazenia. (Obrázok 81)

10 Odmietnutá úloha aj naďalej zostáva vo vlastníctve príjemcu, aţ kým neobnovíme jej vlastníctvo tak,
ţe ju vrátime do vlastného zoznamu úloh.

MS Office Outlook 2007

Úlohy

Obrázok 81: Zobrazenie v úlohách

Veľkým pomocníkom pri plnení úloh a ich plánovaní je vyuţitie moţnosti zdieľania
úloh s našimi spolupracovníkmi. V ľavej časti okna úloh klikneme na podčiarknutý
text Zdieľať priečinok Moje úlohy. Otvorí sa okno, ktoré od nás vyţaduje definovanie
mena uţívateľa, ktorému chceme povoliť toto zdieľanie. (Obrázok 82)

Obrázok 82: Povolenie zdieľania priečinka úlohy

Do poľa Komu vyberieme adresu poţadovaného spolupracovníka a správu tlačidlom
Odoslať odošleme poţiadavku na zdieľanie našich úloh. Spolupracovník obdrţí
správu, ţe mu bolo umoţnené zdieľanie priečinka našich úloh a môţe spolupracovať
na úlohách spolu s nami. V prípade potreby zdieľania priečinka inej osoby
potrebujeme vykonať podobnú akciu, ako keď sme povolili sprístupnenie nášho
priečinka. Klikneme na text v ľavej časti panela úloh na text Otvoriť zdieľané úlohy.

Obrázok 83: Otvorenie zdieľaného priečinka

MS Office Outlook 2007

Úlohy

Zadáme meno osoby ktorej priečinok úlohy chceme zdieľať a klikneme na tlačidlo
OK.

Obrázok 84: Hlásenie nepovolaného vstupu

Ak nám osoba, ktorej priečinok Úlohy chceme otvoriť, nedala povolenie, program
Outlook zobrazí výzvu na vyţiadanie potrebného povolenia od danej osoby.
Kliknutím na tlačidlo Áno sa automaticky otvorí e-mailová správa s poţiadavkou na
zdieľanie. Správa vyţiada od osôb zdieľanie ich priečinka Úlohy a zároveň poskytne
moţnosť zdieľania nášho priečinka Úlohy s nimi.

Obrázok 85: Žiadosť o zdieľanie priečinka úlohy iného spolupracovníka

7.1 Share Point

Samozrejme, ţe MS Office Outlook 2007 nie je jedinou aplikáciou na organizovanie
a plánovanie našich úloh. Vyuţitie SharePointu prináša s vyuţitím Outlooku veľmi
kvalitné a rýchle sledovanie našich úloh.
Ak trávime veľa času prácou s e-mailovými správami, so zoznamom úloh z lokality
SharePoint sa nám bude pracovať jednoduchšie priamo v programe Office Outlook
2007. Prepínanie na našu lokalitu vo webovom prehľadávači uţ viac nie je nutné.
Pred pripojením úloh z lokality Share Point musíme najprv túto lokalitu fyzicky
navštíviť a v priestore úloh tlačidlom Akcie vybrať moţnosť Pripojiť k Outlooku.
(Obrázok 86)

Obrázok 86: Pripojenie Share Pointu k Outlooku

MS Office Outlook 2007

Úlohy

Po pripojení zoznamu úloh do programu Outlook sa obsah zoznamu zobrazí pod
poloţkou Iné úlohy v navigačnej table a na paneli s úlohami. Teraz môţeme
prehliadať, aktualizovať a pridávať nové úlohy do lokality SharePoint bez toho, ţe by
sme museli vyjsť z programu Outlook.

Obrázok 87: Nastavenie pripojenia

Opačný postup vykonáme, keď chceme pridať úlohu do zoznamu úloh na lokalite
SharePoint pomocou programu Outlook 2007. Najskôr musíme zoznam úloh pripojiť
k programu Outlook. (Rovnaký postup ako v predošlom prípade).
V priečinku Úlohy v navigačnej table v časti Iné úlohy klikneme na názov zoznamu
úloh z lokality SharePoint. (Obrázok 88) V ponuke Nové klikneme na poloţku Úloha.
Zadáme poţadovanú úlohu a klikneme na príkaz Uložiť a zavrieť.

Obrázok 88: Pridanie úlohy z lokality Share Poin

MS Office Outlook 2007

Denník

8 Denník

Do Denníka sa automaticky zaznamenávajú vybraté akcie, ktoré sa týkajú
konkrétnych vybratých kontaktov a umiestňujú sa v zobrazení časovej osi. Okrem
sledovania Microsoft Office Outlook poloţiek11, ako je napríklad e-mail alebo iné
dokumenty balíka Microsoft Office (napríklad súbory programov Microsoft Office
Word alebo Microsoft Office Excel), je moţné uchovávať záznam kaţdej interakcie,
ktorú chceme uloţiť do pamäte. Môţe to napríklad byť aj niečo, čo sa nenachádza v
počítači, ako je napríklad telefonický hovor alebo rukou písaný odoslaný alebo prijatý
list.
Denník ďalej slúţi na zaznamenávanie dátumov a časov interakcie s kontaktmi,
napríklad na sledovanie času venovaného určitému zákazníkovi. Ak však chceme
vytvoriť zoznam všetkých poloţiek súvisiacich s určitým kontaktom, mali by sme
skôr pouţiť funkciu Činnosti na karte Kontakt v module Kontakty na sledovanie
činností a prepojenie poloţiek na daný kontakt.
Ak si pamätáme deň, kedy sme pracovali s určitým súborom, ale nevieme si
spomenúť na miesto uloţenia a cestu k danému súboru v počítači, môţeme potrebné
informácie vyhľadať pomocou Denníka na základe dátumu práce s týmto súborom.
Ak napríklad nastavíme, aby sa všetky akcie s dokumentmi programu Excel
automaticky zaznamenávali do Denníka, môţeme rýchlo vyhľadať dokument
programu Excel, s ktorým sme pracovali v určitý deň.
Záznamy Denníka je moţné zaznamenávať aj na základe času výskytu akcie.
Dokument programu Word sa napríklad môţe zaznamenať na časovej osi, ktorá
začína pri jeho vytvorení alebo pri jeho poslednej úprave. Záznamy Denníka na
časovej osi môţeme usporiadať do logických skupín, ako sú napríklad e-mailové
správy, stretnutiach a telefonické hovory, čo nám umoţní rýchlo vyhľadať informácie
napríklad o všetkých stretnutiach, na ktorých sme sa zúčastnili v predchádzajúcom
týţdni. Záznam denníka môţeme vyuţiť aj ako odkaz na priamy prechod na poloţku
alebo súbor programu Outlook, na ktorý tento záznam odkazuje.

8.1 Automatické zaznamenávanie položiek a súborov

V ponuke Nástroje hlavného menu MS Office Outlook 2007 klikneme na poloţku
Možnosti. Na karte Preferencie klikneme na tlačidlo Možnosti Denníka.

Obrázok 89: Automatické zaznamenávanie položiek denníka

11 e-mailové správy, plánované činnosti, kontakty, úlohy, záznamy denníka, poznámky, zverejnené
poloţky a dokumenty

MS Office Outlook 2007

Denník

Ak vyberieme tlačidlo Áno, otvorí sa dialógové okno Možnosti denníka. (Obrázok 90)

Obrázok 90: Možnosti denníka

V poli Automaticky zaznamenávať položky začiarkneme políčka pre poloţky, ktoré
chceme automaticky zaznamenávať do priečinka Denník.
V poli Pre tieto kontakty začiarkneme políčka pre kontakty, ktorých poloţky sa majú
automaticky zaznamenávať.
V poli Zaznamenávať aj súbory aplikácií začiarkneme políčka pre programy, ktorých
súbory sa majú automaticky zaznamenávať do priečinka Denník.

8.2 Manuálne zaznamenanie položky programu Microsoft Outlook

Okrem automatického zaznamenávania našej činnosti môţeme v denníku vytvárať
jeho poloţky aj ručne. V ponuke Súbor vyberieme poloţku Nové / Záznam Denníka.
Do poľa Predmet zadáme popis.

Obrázok 91: Manuálne zaznamenávanie položky denníka

V rozbaľovacom poli Typ záznamu klikneme na typ záznamu denníka, ktorý
poţadujeme zaznamenať. Na výber máme mnoţstvo moţností ako napríklad:
Dokument, E-mailová správa, Fax, Konverzácia, List a mnoho ďalších.
Ak poţadujeme zaznamenanie súboru iného programu ako programu Outlook,
vyhľadáme poţadovaný súbor, ktorý sa má zaznamenať a myšou ho presunieme do
priečinka Denník.

MS Office Outlook 2007

Denník

Obrázok 92: Príklad záznamov v denníku

8.3 Vypnutie a vyprázdnenie Denníka

Na vypnutie Denníka je nutné zrušiť začiarknutie všetkých políčok v dialógovom
okne Denník - možnosti. Denník nemoţno vypnúť pomocou ţiadnej samostatnej
voľby. V ponuke Nástroje klikneme na poloţku Možnosti. Na karte Preferencie
klikneme na tlačidlo Možnosti Denníka. V časti Automaticky zaznamenávať poloţky
zrušíme začiarknutie všetkých políčok.
Na vyprázdnenie denníka je potrebné odstrániť jednotlivé záznamy denníka.
Odstrániť jeden záznam môţeme pomocou klávesu DELETE. Ak si ţeláme odstrániť
viaceré záznamy, vyberieme zobrazenie Vstupný zoznam a všetky záznamy sa
zobrazia v tabuľkovom zobrazení. Stlačíme kombináciu klávesov CTRL+A a
následne kláves DELETE, čím hromadne odstránime všetky záznamy.
Na vyprázdnenie denníka je potrebné odstrániť jednotlivé záznamy denníka.

MS Office Outlook 2007

Poznámky

9 Poznámky

MS Office Outlook 2007 umoţňuje v ďalšom module Poznámky tvoriť rýchle odkazy
a upozornenia, na ktoré máme tendenciu zabúdať. Nemusíme viac lepiť farebné
papieriky po celej našej kancelárií, ale pohodlným spôsobom zaznamenávať
poznámky do modulu Outlooku.
V ponuke Súbor vyberieme poloţku Nové a klikneme na poloţku Poznámka
(Ctrl+Shift+N).

Obrázok 93: Nová poznámka

Otvorí sa priestor na napísanie textu a my môţeme napísať text poznámky.
Ak chceme poznámku zavrieť, klikneme na ikonu X v ľavom hornom rohu okna
poznámky. Pri zatvorení sa poznámka aj uloţí.
Na jednoduchšie organizovanie, vyhľadávanie, zoraďovanie alebo identifikovanie
poznámok môţeme k poznámkam priradiť farby.

Obrázok 94: Farba vytvorenej poznámky

Zmena predvolenej farby, písma a veľkosti vytvorených nových poznámok sa vykoná
príkazom Nástroje / Možnosti /Preferencie / Možnosti poznámok. (Obrázok 94)
Ak sa poznámka týka inej poloţky programu Outlook, ako je napríklad kontakt, e-
mailová správa alebo poloţka kalendára, môţeme ich všetky rýchlo prepojiť podľa
typu farebnej kategórie.
Ak chceme zmeniť farbu jednotlivých poznámok, je potrebné kaţdej poznámke
priradiť farebnú kategóriu. (pravý klik na vytvorenú poznámku a voľba príkazu
Kategorizovať). Poznámky získajú farbu zodpovedajúcu priradenej farebnej kategórii,

MS Office Outlook 2007

Poznámky

ktorá má prednosť pred predvolenou farbou poznámky.

Obrázok 95: Rôzne farebné kategórie poznámok

Vytvorené poznámky môţeme rôzne rozmerovo meniť. Môţeme zmeniť veľkosť
jednotlivých poznámok, alebo môţeme zmeniť predvolenú veľkosť, čo bude mať
vplyv na všetky nové poznámky. Otvorenú poznámku potiahneme myšou za pravý
dolný roh (alebo ktorúkoľvek stravu) poznámky na poţadovanú veľkosť. Alebo
môţeme kliknúť v ľavom hornom rohu poznámky pravým tlačidlom myši na ikonu
poznámky a potom vybrať poloţku Minimalizovať alebo Maximalizovať.
Ak chceme vykonať zmenu predvolenej veľkosti poznámok klikneme v ponuke
Nástroje / Možnosti / Preferencie, tlačidlo Možnosti poznámok. V zozname Veľkosť
vyberieme poţadovanú veľkosť: Malé, Stredné alebo Veľké.
Ďalšou charakteristikou, ktorú môţeme na vzhľade poznámky meniť je zobrazenie
času a dátumu na poznámke. Zobrazenie alebo skrytie času a dátumu v nových
vykonáme príkazom Nástroje / Možnosti / Ďalšie tlačidlo Rozšírené možnosti.
V časti Možnosti vzhľadu začiarkneme alebo zrušíme začiarknutie políčka Pri
prezeraní poznámok zobrazovať čas a dátum.

Obrázok 96: Nastavenie zobrazenia času a dátumu na poznámkach

MS Office Outlook 2007

Kalendár

10 Kalendár

Kalendár programu Microsoft Office Outlook 2007 je súčasť programu Office
Outlook 2007, ktorá je plne integrovaná so sluţbami kontakty, e-mail a ostatnými
funkciami. Kalendár programu Outlook funguje podobne ako beţný kalendárový
zápisník. Môţeme kliknúť na ľubovoľný časový úsek v kalendári a začať písať.

Obrázok 97: Pohľad na modul Kalendár

Keď klikneme na Kalendár na navigačnej table otvorí sa prostredie, ktoré zobrazuje
Obrázok 97, alebo teda veľmi podobný. Priestor je podobne ako v iných moduloch
rozdelený na tri časti. Navigačná tabla, Zobrazenie samotného kalendára a Panel
s úlohami.

10.1 Zobrazenie samotného kalendára

V hornej časti streného priestoru zobrazenia vlastného Kalendára vidíme moţnosti
zobrazenia Dňa, Týždňa, Mesiaca a výber ich podrobností. Zobrazenie (Obrázok 97),
ktoré je v tomto prípade nastavené sa uskutočnilo príkazom z hlavnej ponuky
Outlooku Zobraziť / Aktuálne zobrazenie / Deň/Týždeň/Mesiac. Ak by sme z ponuky
aktuálneho zobrazenia vybrali inú moţnosť, náhľad na Kalendár by sa prispôsobil
nášmu výberu. Ak by sme vybrali voľbu Zobrazenia Týždňa alebo Dňa, do spodného
priestoru by sa pripojil panel s úlohami. Najväčším textom v hornej časti sa nám
ponúka dátum aktuálneho nastavenia a pohyblivé šípky na zobrazenie
predchádzajúcich a nasledujúcich dní, týţdňov, mesiacov. Rovnako sa tu nachádza
priestor na vyhľadávanie.

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Lepšiu orientáciu nám poskytujú aj farebné prechody medzi dňami, týţdňami
a mesiacmi, čo umoţňuje rýchle rozpoznanie aktuálneho dátumu a času. Aktuálny čas
je farebne zvýraznený len v zobrazení Deň a Pracovný týždeň.
Ak chceme zaznamenať nejakú činnosť do priestoru kalendára, máme niekoľko
moţností:

10.1.1 Vytváranie plánovaných činností

Plánovaná činnosť je taká činnosť, na ktorej sa v naplánovaný čas podieľame iba my.
Klikneme pravým tlačidlom do priestoru poţadovaného dňa, prípadne hodiny
a vyberieme voľbu Nová plánovaná činnosť. (Rovnako môţeme pouţiť voľbu Súbor /
Nové /Plánovaná činnosť) Otvorí sa formulár Plánovaná činnosť. (Obrázok 98)

Obrázok 98: Nová plánovaná činnosť

Do poľa Predmet zapíšeme stručný názov plánovanej činnosti. Do poľa Miesto
zapíšeme miesto jej konania. Nastavíme dátum a čas začiatku (tieto polia sú prepojené
rovnako ako pri úlohách). Ak sme predtým nastavili kurzor na pozíciu nejakého dňa,
jeho dátum sa načítal do týchto políčok, pričom čas sa nastavil podľa nastavenia
pracovného času, ktorý definujeme v moţnostiach kalendára. (Nástroje / Možnosti /
Preferencie / Možnosti kalendára)
Na rozdiel od úlohy plánovanej činnosti nenastavujeme pripomenutie zaškrtávacím
políčkom, ale výberom poţadovaného času z rolovacej ponuky v skupine príkazov
Možnosti. Program Outlook nás upozorní na plánované činnosti 15 minút pred ich
začiatkom, ale samozrejme, ţe túto hodnotu môţeme ľubovoľne meniť.
Keď si plánujeme takúto činnosť môţeme si nastaviť, ako bude daná činnosť
v kalendári zaznamenaná. Máme na výber jednu z moţností: Voľný čas, Nezáväzne,
Nemám čas, Mimo pracoviska. Kaţdá z týchto volieb má vlastné farebné
charakteristiky, čo nám umoţňuje lepšie sa orientovať medzi mnoţstvom
plánovaných činností.
Veľkým pomocníkom pri plánovaní našich činností je moţnosť nastavenia
opakovania. Ak sa niečo znova a znova opakuje, neznamená to, ţe to aj musíme
opakovane do kalendára zadávať. Ak chceme nastaviť spôsob opakovania, klikneme
na tlačidlo Opakovanie v skupine Možnosti karty Plánovaná činnosť. Ak otvárame
opakovanú činnosť kalendára, dvakrát na ňu klikneme. Následne sa zobrazí správa
(Obrázok 99), ktorá nám ponúkne dve moţnosti:

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Obrázok 99: Otvorenie opakujúcej sa činnosti

Otvoriť tento výskyt - Zvolíme túto moţnosť, ak chceme zobraziť alebo zmeniť jednu
poloţku, a nie celú sériu. V určitý deň môţeme napríklad navštíviť kaderníka o pol
hodinu skôr ako zvyčajne bez toho, aby sa zmenil zvyčajný čas.
Otvoriť sériu - Túto moţnosť vyberieme, ak chceme zobraziť alebo zmeniť celú sériu.
(ak napríklad chceme posunúť všetky poloţky plánovanej činnosti Kaderník o hodinu
neskôr.
Tlačidlom Časové pásma sa nám do formulára Plánovanej činnosti zobrazí aktuálne
nastavené časové pásmo.
Ikona Kategorizovať má rovnaké charakteristiky ako pri úlohách.
Ostatné ikony na Formulári Plánovaná činnosť budú opísané neskôr.

10.1.2 Vytváranie Udalostí

Udalosť je činnosť, ktorá trvá celý deň. Na rozdiel od plánovanej činnosti alebo
schôdze udalosť neblokuje v kalendári čas. Pri udalosti je naďalej moţné zobrazovať
v príslušný deň iné poloţky. Napríklad narodeniny sú udalosť, ktorá trvá jeden deň.
Formulár Udalosti vyzerá rovnako ako formulár Plánovanej činnosti, akurát je v ňom
zaškrtnutá voľba Celodenná udalosť, čo robí vlastne z Plánovanej činnosti Udalosť.

10.1.3 Organizovanie schôdze

Z Plánovanej udalosti pohodlným klikom na ikonu Pozvať účastníkov v skupine
Akcie vytvoríme Schôdzu. Alebo môţeme pouţiť pravý klik do vybraného času
a pouţiť voľbu Nová žiadosť o schôdzu. (Rovnako Súbor / Nové / Pozvanie na
schôdzu).

Vo formulári pribudlo nové pole Komu a my v ňom vyberieme ľudí, ktorých chceme
pozvať. Program Outlook nám pomôţe nájsť najskorší termín, kedy budú voľní všetci

MS Office Outlook 2007

Kalendár

pozvaní. Ak odošleme ţiadosť o schôdzu e-mailom, pozvaní obdrţia ţiadosť v
doručenej pošte. Keď ju otvoria, môţu ju Prijať, Predbežne prijať alebo Odmietnuť
kliknutím na jedno z tlačidiel v hlavičke správy.
Ak sa naša ţiadosť nezhoduje s poloţkou v kalendári niektorého z pozvaných,
program Outlook zobrazí upozornenie. Ak ho ako organizátor schôdze povolíme,
pozvaní môţu navrhnúť iný čas schôdze. Ako organizátor môţeme sledovať, kto
prijme alebo odmietne našu ţiadosť alebo kto navrhne iný čas schôdze otvorením
ţiadosti.

10.2 Plány skupiny

Táto funkcia vyţaduje pouţívanie konta na serveri Microsoft Exchange 2000, 2003
alebo 2007. Väčšina domácich a osobných kont nepouţíva server Exchange.
Plány skupiny v priečinku Kalendár nám umoţňujú zobraziť plány viacerých osôb,
alebo prostriedkov.

Počas zobrazovania plánu skupiny môţeme s členmi skupiny rýchlo naplánovať
schôdzu alebo im pohodlne odosielať pozvánky na schôzu. Skôr neţ naplánujeme
schôdzu, môţeme získať informácie o ich voľnom čase a môţeme pouţiť automatický
výber na vyhľadanie času, ktorý majú všetci členovia skupiny voľný.
Príkazom Kalendár / Akcie / Zobraziť plány skupiny otvoríme dialógové okno Plán
skupiny.

Obrázok 100: Plán skupiny

V dialógovom okne Plány skupín klikneme na poloţku Nové. Zadáme názov nového
plánu skupiny a klikneme na tlačidlo OK. Otvorí sa okno na definovanie členov
skupiny. Klikneme na tlačidlo Pridať ďalších a potom kliknite na poloţku Pridať z
adresára alebo na poloţku Pridať verejný priečinok.
Vyberieme mená alebo verejné priečinky, ktoré chceme pozvať na stretnutie, a
klikneme na tlačidlo OK. Uloţenie vykonáme príkazom Uložiť a zavrieť.

12 Pri organizovaní schôdzí môţeme okrem plánov osôb naplánovať aj prostriedky, ako je napríklad
konferenčná miestnosť, v ktorej plánujeme uskutočniť schôdzu, alebo premietací projektor, potrebný
na prezentáciu. Prostriedok bude moţné naplánovať aţ potom, ako správca programu Microsoft
Exchange Server vytvorí konto poštovej schránky na serveri Exchange, a okrem toho musíte mať
udelené povolenie na plánovanie prostriedkov.

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Obrázok 101: Definovanie členov skupiny

Ak chceme poţiadať navolených členov o stretnutie, odošleme im poţiadavku na
schôdzu kliknutím na poloţku Usporiadať schôdzu a potom klikneme na poloţku
Nová schôdza alebo na poloţku Nová poštová správa. Ak si prajeme stretnutie so
všetkými volíme moţnosť Nová schôdza so všetkými alebo na poloţku Nová poštová
správa so všetkými.
Ak si prajeme upraviť plány skupiny, klikneme na poţadovaný plán skupiny a potom
na stlačíme tlačidlo Otvoriť. Klikneme na tlačidlo Možnosti a potom na jednu z
nasledujúcich moţností:
Zobraziť len pracovné hodiny. Kalendár skupiny podľa predvoleného nastavenia
zobrazuje len pracovné hodiny, ktoré boli zadané do polí Začiatok a Koniec v
dialógovom okne Možnosti kalendára (ponuka Nástroje / Možnosti). Ak zrušíme
začiarknutie políčka vedľa moţnosti Zobraziť len pracovné hodiny, pri zobrazení
skupinového kalendára sa zobrazí všetkých 24 hodín pre kaţdý deň.
Zobraziť podrobnosti kalendára. Okrem prípadu, ţe poloţku vlastník označil ako
súkromnú, kalendár skupiny podľa predvoleného nastavenia zobrazuje podrobnosti o
kaţdej poloţke. Ak zrušíme začiarknutie políčka vedľa tejto moţnosti, kalendár
nebude obsahovať ţiadne podrobnosti.
Automatický výber. Nájdeme vhodný čas pre všetkých členov skupiny.

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Obrázok 102: Plánovanie prvého voľného termínu

Obnoviť informácie o voľnom čase. Pripojíme sa na server s informáciami o voľnom
čase a získame tak najnovšie informácie o voľnom čase všetkých členov skupiny.

10.3 Navigačná tabla

Program MS Office Outlook 2007 predvolene triedi kalendáre v navigačnej table do
troch skupín - Moje kalendáre, Kalendáre používateľov a Iné kalendáre. Tieto
kalendáre môţeme premenovať alebo vytvoriť ďalšie skupiny kalendárov.
Keď klikneme na modul Kalendár na navigačnej table Kalendár, ktorý sa zobrazí v
zozname v časti Moje kalendáre, je hlavný alebo predvolený kalendár. (Na obrázku
niţšie sa volá Calendar)

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Obrázok 103: Navigačná tabla modulu Kalendár

Tento hlavný kalendár budeme mať vţdy, ale môţeme mať aj ďalšie kalendáre.
Program Outlook ukladá všetko do priečinkov. To sa týka aj poloţiek kalendára. Ak
teda chceme vytvoriť ďalší kalendár, najskôr vytvoríme nový priečinok, do ktorého sa
budú ukladať poloţky nového kalendára. (Súbor / Nové / Kalendár – vyplniť názov).

Obrázok 104: Vytvoreného ďalšieho kalendára Osobné

Keď vytvoríme tento kalendár (v príklade s názvom Osobné), zobrazí sa v časti Moje
kalendáre. Ak chceme kalendár zobraziť alebo skryť, začiarkneme alebo zrušíme
začiarknutie jeho políčka. Keď sme uţ raz zobrazili viaceré kalendáre, farebné
označenie a odlišné názvy nám pomôţu pri ich rozlišovaní. Na obrázku je predvolený
kalendár Calendar modrý a kalendár Osobné je zelený.
Farbu predvoleného kalendára je moţné zmeniť na inú. A ak chceme, môţeme pouţiť
tú istú farbu pre všetky kalendáre.

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Existujú aj ďalšie typy kalendárov, ktoré môţeme zobraziť v programe Outlook, a
ďalšie spôsoby prístupu k nim. Ktorý kalendár si vyberieme, bude závisieť od našich
konkrétnych potrieb a nastavení e-mailu a počítača. Všetky ďalšie kalendáre sa
zobrazia v zozname na navigačnej table.

10.3.1 Zobrazenie viacerých kalendárov

Iné kalendáre, tzv. sekundárne kalendáre, môţu zahŕňať kalendáre vytvorené pre
sledovanie projektu, osobného plánu alebo iného podujatia v kalendári, ktoré
nechceme miešať s poloţkami predvoleného kalendára. Predvolený kalendár
Calendar môţe byť napríklad pracovný kalendár a sekundárny kalendár (Osobné)
môţe sledovať časový harmonogram tréningov nášho dieťaťa.
Ďalší kalendár môţeme otvoriť v novom okne (pravý klik na vybraný kalendár
a voľba Otvoriť v novom okne), ďalej môţeme vyuţiť zobrazenie vedľa seba
(začiarkneme políčko ďalšieho kalendára na navigačnej table), ktoré umoţňuje
zobraziť aţ 30 kalendárov.
Kalendáre tieţ môţeme navzájom prekryť, takţe sa zobrazia ako priehľadné a
umiestnené jeden na druhom. Toto zobrazenie je vhodné, ak v niekoľkých rôznych
kalendároch chceme vyhľadať spoločný voľný časový úsek.
Najprv musíme poţadované kalendáre, ktoré chceme prekryť otvoriť vedľa seba. Na

jednom z kalendárov klikneme na tlačidlo Prekryť

. Odstránenie kalendára z

vrstiev prekrytia sa vykoná rovnakým spôsobom a karta sa presunie späť doprava.
Vybratý kalendár uţ nie je zobrazený v reţime prekrytia.

10.3.2 Zdieľaný kalendár

Zdieľaný predvolený kalendár inej osoby servera Microsoft Exchange je moţné
rýchlo zobraziť pomocou navigačnej tably. V priečinku Kalendár klikneme na
podčiarknutý text Otvoriť zdieľaný kalendár.

Obrázok 105: Otvorenie zdieľaného kalendára

Zadáme meno do poľa Názov, alebo klikneme na poloţku Názov a vyberieme meno z
adresára. Klikneme na tlačidlo OK. Zdieľaný kalendár sa zobrazí vedľa uţ
zobrazeného kalendára.
Zdieľaný kalendár sa po prvom prístupe pridá na navigačnú tablu.
Ak nám osoba, ktorej kalendár chceme zobraziť, nedala povolenie, program Outlook
zobrazí výzvu na vyţiadanie potrebného povolenia od danej osoby.

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Obrázok 106: Zobrazenie výzvy na zdieľanie kalendára

Kliknutím na tlačidlo Áno sa automaticky otvorí e-mailová správa s poţiadavkou na
zdieľanie. Správa vyţiada od osoby zdieľanie jeho kalendára a zároveň poskytne
moţnosť zdieľania nášho predvoleného kalendára s ňou.
Otvoriť moţno len predvolený kalendár. Aj keď si pouţívateľ vytvoril ďalší kalendár,
otvoriť môţeme len jeho predvolený kalendár.

Obrázok 107: Príklad otvorenia viacerých zdieľaných kalendárov vedľa seba

10.3.1 Zdieľanie vlastného priečinka Kalendár s konkrétnymi používateľmi

V priečinku Kalendár v navigačnej table klikneme pravým tlačidlom myši na
priečinok kalendára, ktorý chcete zdieľať. Kliknite na výber Zdieľať názov priečinka.

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Obrázok 108: Nastavenie zdieľania nášho kalendára

V poli Komu zadáme meno osoby, ktorá môţe náš kalendár zdieľať.
Ak chceme, môţeme zmeniť Predmet, prípadne príjemcovi udeliť povolenie na
zmenu našich poloţiek kalendára začiarknutím políčka Príjemca môže pridať, upraviť
a odstrániť položky v tomto kalendári. Do tela správy zadáme informácie, ktoré má
správa obsahovať a klikneme na tlačidlo Odoslať.

10.3.2 Delagáti

Podobne ako nám môţe asistentka spravovať prichádzajúcu papierovú poštu, môţeme
pouţiť program Microsoft Office Outlook 2007 a umoţniť inej osobe, známej ako
delegát13, aby prijímala a odpovedala na ţiadosti o schôdzu a odosielala e-mailové
správy v našom mene. Taktieţ môţeme delegátovi udeliť ďalšie povolenia, ktoré mu
umoţnia čítať, vytvárať alebo získať úplnú kontrolu nad poloţkami v našej poštovej
schránke programu Exchange.
Pomocou funkcie prístupu delegáta môţe jeden pouţívateľ jednoducho spravovať
kalendár iného pouţívateľa pomocou svojej kópie programu Outlook. Napríklad
asistent môţe spravovať kalendár svojho manaţéra. Keď manaţér určí asistenta ako
delegáta, môţe asistent vytvárať, presúvať alebo rušiť plánované činnosti alebo
organizovať schôdze v manaţérovom zastúpení.
Funkcia Prístup delegátov sa najčastejšie pouţíva medzi nadriadeným a jeho
asistentkou. Dvaja pouţívatelia programu Microsoft Office Outlook 2007, ktorí
pouţívajú konto Exchange v rámci jednej organizácie, si môţu navzájom zdieľať
priečinky programu Exchange. Zdieľanie priečinka je jednou z funkcií spolupráce v
programe Exchange. Keď udelíme prístup k svojim priečinkom programu Outlook
inému pouţívateľovi programu Outlook, môţeme nastaviť, či delegát má povolenia
len na čítanie alebo širšie povolenia. K poloţkám, ktoré označíme ako súkromné,
nemá v predvolenom nastavení prístup nikto ďalší.
Prístup delegátov je pokročilejšia funkcia neţ len obyčajné zdieľanie priečinkov
programu Outlook. Ak chceme udeliť ďalšie povolenia, napríklad umoţniť delegátovi
vytvárať e-mailové správy alebo odpovedať na ţiadosti o schôdzu v našom mene,
musíme pouţiť funkciu Prístup delegátov.
Aby sme mohli vyuţiť funkciu Prístup delegáta musia byť splnené tieto podmienky:

1. Pošta nadriadeného musí byť doručovaná do poštovej schránky na serveri

Exchange, nie do súboru osobných priečinkov (.pst) v počítači.

13 Osoba, ktorá má povolenie na otváranie priečinkov inej osoby, vytváranie poloţiek a odpovedanie na
ţiadosti adresované tejto osobe. Osoba udeľujúca delegátovi povolenia určuje priečinky, ku ktorým
môţe delegát získať prístup, a zmeny, ktoré môţe delegát vykonávať

MS Office Outlook 2007

Kalendár

2. My aj delegát musíme používať rovnakú verziu programu Office Outlook

2007.

Ak má delegát povolenia na odosielanie v zastúpení inej osoby, môţe vytvoriť e-
mailovú správy a do poľa Od zadať meno nadriadeného. Príjemcom e-mailovej
správy sa vedľa poľa Od zobrazí text Meno delegáta v zastúpení používateľa Meno
nadriadeného.
(Existuje pokročilá funkcia programu Exchange, ktorá umoţňuje udeliť jednej alebo
viacerým osobám povolenia Odoslať ako pre inú poštovú schránku programu
Exchange. To umoţňuje pouţívateľovi odoslať správu, akoby bol vlastníkom danej
poštovej schránky. Povolenia Odoslať ako je moţné pouţívať s funkciou Prístup
delegátov aj bez nej. Ak sú povolenia Odoslať ako povolené, príjemca vedľa poľa Od
uvidí len meno nadriadeného. Túto moţnosť musí nakonfigurovať správca programu
Exchange alebo systému Microsoft Windows. Takýto scenár je beţnejší v prípade
zdieľanej poštovej schránky programu Exchange, napríklad pre člena tímu, ktorý
odosiela e-mailové správy zákazníkom zo zdieľanej poštovej schránky programu
Exchange, a nie z vlastného konta programu Exchange.)
Zapnutie Prístupu delegátov vykonáme príkazom Nástroje / Možnosti / karta Delegáti
a tlačidlo Pridať.
Zadáme meno osoby, ktorú chceme určiť ako svojho delegáta, alebo pouţijeme
funkciu vyhľadávania v globálnom zozname adries.

Obrázok 109: Nastavenie povolení pre delegáta

V dialógovom okne Povolenia pre delegátov môţeme prijať predvolené nastavenia
povolení alebo vybrať vlastné úrovne prístupu k priečinkom programu Exchange.
V predvolenom nastavení získa delegát povolenie Editor (môţe čítať, vytvárať a
upravovať poloţky) do nášho priečinka Kalendár, pretoţe po odpovedaní delegáta na
schôdzu v našom mene sa schôdza automaticky pridá do nášho priečinka Kalendár.
Rola Recenzent umoţňuje delegátovi čítať poloţky v priečinku nadriadeného.
Povolenie Redaktor umoţňuje delegátovi čítať a vytvárať poloţky a upravovať a
odstraňovať ním vytvorené poloţky. Delegát môţe napríklad vytvárať ţiadosti o

MS Office Outlook 2007

Kalendár

vykonanie úlohy a ţiadosti o schôdzu priamo v priečinku Úlohy resp. Kalendár
nadriadeného a následne ich odoslať v mene nadriadeného.
S povolením Vydavateľ môţe delegát vykonávať rovnaké činnosti ako Redaktor a
navyše môţe upravovať a odstraňovať poloţky vytvorené nadriadeným.
Ak chceme poslať delegátovi správu, ktorá ho upozorní na zmenené povolenia,
začiarkneme políčko Automaticky poslať delegátovi správu sumarizujúcu tieto
povolenia. Ak v kalendáry neuchovávame nič príliš osobné, môţeme začiarknuť
políčko Delegát má prístup k mojim súkromným položkám14.

10.3.3 Skupinové kalendáre

Môţeme vytvoriť kalendár, ktorý súčasne zobrazuje plány skupiny ľudí a plánovanie
rôznych prostriedkov. Napríklad, môţeme zobraziť plánovanie všetkých ľudí nášho
oddelenia alebo všetky prostriedky, ako sú konferenčné miestnosti v našej budove. To
nám pomôţe rýchlejšie naplánovať stretnutia.
V priečinku Kalendár v navigačnej table klikneme na prepojenie Pridať novú
skupinu.
Napíšeme Názov novej skupiny kalendára (Tím redaktorov) a potom stlačíme kláves
ENTER.
Môţeme kliknúť a potiahnutím presunúť ktorýkoľvek kalendár v navigačnej table do
novej skupiny kalendárov.

Obrázok 110: Vytvorenie skupinového kalendára

Predpokladajme napríklad, ţe pracujeme v tíme redaktorov a kaţdý člen tohto tímu
zdieľa kalendár s nami. Po pridaní novej skupiny nazvanej Tím redaktorov (ako sme
to znázornili na obrázku) a presunutí všetkých kalendárov členov tímu redaktorov do
tejto skupiny môţeme skupinu zbaliť, čím sa dočasne skryje zoznam kalendárov tímu
redaktorov.

10.4 Prepojenie kalendárov na lokalitách služby Microsoft Windows
SharePoint Services 3.0

Ak máte prístup na lokalitu Windows SharePoint Services 3.0, zoznamy udalostí na
tejto lokalite môţeme zobraziť v kalendári programu Outlook. Zmeny v zozname
programu Outlook môţeme vykonať dokonca aj pri práci v reţime offline. Tieto
zmeny budú automaticky zosynchronizované, keď sa opäť pripojíte na internet.
Okrem toho môţeme zobraziť kalendáre lokality Windows SharePoint Services 3.0
vedľa seba spolu s ostatnými osobnými či zdieľanými kalendármi.

14 Toto globálne nastavenie ovplyvňuje všetky priečinky programu Exchange, vrátane priečinkov
pošty, kontaktov, kalendára, úloh, poznámok a denníka. Nie je moţné povoliť prístup k súkromným
poloţkám len pre jeden priečinok

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Obrázok 111: Pripojenie Kalendára SharePoint k Outlooku

Podobne ako sme vykonali zobrazenie úloh zo Share Pointu v Úlohách Outlooku,
môţem „zosynchronizovať― aj Kalendár. Po navštívení poţadovanej lokality a výbere
modulu Kalendár, stlačíme tlačidlo Akcie / Pripojiť k Outlooku.
Takýto kalendár sa pridá do priečinka Iné kalendáre a môţeme s ním vykonávať
podobné činnosti ako s inými pripojenými kalendármi.

Obrázok 112: Pripojenie kalendára eLearning – Kalendár zo Share Pointu

10.5 Odosielanie kalendárov v e-mailových správach

V e-mailovej správe môţeme odoslať všetky kalendáre, ktoré vlastníme, inému
pouţívateľovi. Tento typ internetového kalendára sa nazýva snímka kalendára. Tento
kalendár sa zobrazí v tele e-mailovej správy. Avšak pouţívateľ programu Office
Outlook 2007, ktorý dostane snímku kalendára, si môţe zvoliť, ţe ho otvorí ako
kalendár v programe Outlook. Týmto spôsobom sa snímka kalendára a aktuálny
kalendár príjemcu môţu zobraziť vedľa seba alebo prekrývať.
V priečinku Kalendár v navigačnej table klikneme na prepojenie Odoslať kalendár e-
mailom. Do poľa Komu zadáme meno pouţívateľa, ktorému chceme odoslať
informácie o našom čase. Zo zoznamu Kalendár vyberieme kalendár, ktorý chceme
odoslať. Predvolene sa vyberie náš predvolený kalendár (Calendar).

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Obrázok 113: Odoslanie kalendára e-mailom

V zozname Rozsah dátumov vyberieme časť kalendára, ktorá má byť súčasťou súboru
súčasťou e-mailovej správy, alebo klikneme na poloţku Zadať dátumy a zadáme
poţadovaný rozsah dátumov.
V zozname Podrobnosti môţeme definovať úroveň podrobností, ktoré sa majú
zobraziť príjemcom. Predvolene je vybratá moţnosť Len dostupnosť. (ešte je na
výber: Obmedzené podrobnosti, Úplné podrobnosti). Zaškrtávacím políčkom môţeme
obmedziť informácie zahrnuté v e-mailovej správe na Našu pracovnú dobu. Ak
chceme zmeniť našu pracovnú dobu, klikneme na poloţku Nastaviť pracovnú dobu,
čím otvoríme dialógové okno Kalendár - moţnosti (Obrázok 114).

Obrázok 114: Kalendár - možnosti

Zobrazením nasledujúcich Rozšírených možností sa nám ponúka:

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Zahrnúť podrobnosti položiek označených ako súkromné - Pre túto moţnosť sa
vyţaduje, aby poloţka Podrobnosti mala nastavenie Obmedzené podrobnosti alebo
Úplné podrobnosti. Zahrnie sa informácia o existencii súkromných poloţiek, ale
nebudú sa zdieľať ţiadne ďalšie informácie.
Zahrnúť prílohy do položiek kalendára - Pre túto moţnosť sa vyţaduje, aby poloţka
Podrobnosti mala nastavenie Úplné podrobnosti. Zahrnú sa všetky poloţky
kalendárových poloţiek, napríklad tabuľkové hárky.

Obrázok 115: Vložený denný kalendár do e-mailu (Denný plán)

Obrázok 116: Vložený denný kalendár do e-mailu (Zoznam udalostí)

Rozloženie e-mailu - Môţeme vybrať Denný plán alebo Zoznam udalostí na zahrnutie
plánu alebo zoznamu udalostí.

MS Office Outlook 2007

Kalendár

10.6 Publikovanie kalendára na webovej lokalite Microsoft Office Online

Predvolený kalendár v programe Office Outlook 2007 môţeme publikovať na
webovej lokalite Microsoft Office Online a dohliadať na prístup pouţívateľov k
nášmu kalendáru. Publikovanie internetového kalendára nevyţaduje od vydavateľa
ani od pouţívateľa pouţitie konta na serveri Exchange.

Obrázok 117: Publikovanie Kalendáre na webovej lokalite Microsoft Office Online

V priečinku Kalendár v navigačnej table klikneme na prepojenie Publikovať môj
kalendár.
Ak prvýkrát publikujeme kalendár na webovej lokalite Office Online, musíme sa
zaregistrovať na tejto lokalite pouţitím konta Microsoft Windows Live ID. Ak
nemáme bezplatné konto Windows Live ID, môţeme ho aktivovať.
Na výber máme:
Kalendár môžu zobraziť len používatelia, ktorých pozveme. Po publikovaní kalendára
na webovej lokalite Office Online sa otvorí zdieľaná e-mailová správa v programe
Outlook. Túto zdieľanú e-mailovú správu môţeme odoslať kaţdému pouţívateľovi,
ktorému chceme prideliť prístup k nášmu kalendáru. Zdieľaná správa bude
automaticky obsahovať prepojenie na kalendár a ak chceme, môţeme k nemu napísať
aj správu.
Neobmedzený prístup. Náš kalendár môţe zobraziť ktokoľvek. Ak klikneme na túto
moţnosť, kaţdý kto pozná prepojenie na náš kalendár, môţe kalendár zobraziť.
Vedľa poloţky Metóda odovzdávania, klikneme na moţnosť, či chceme, aby sa
aktualizácie, ktoré vykonáme, automaticky synchronizovali s lokalitou Office Online.

MS Office Outlook 2007

Kalendár

Lokalita Office Online je veľmi vhodným miestom na zdieľanie informácií typu
Kalendár, ak pouţívate e-mailové kontá typu POP3 alebo IMAP čo sú najbeţnejšie
typy osobných e-mailových kont a e-mailových kont malých firiem
Na základe predvoleného nastavenia sa bude takýto kalendár pravidelne aktualizovať.
Zmeny v kalendári sa budú publikovať na lokalite Office Online v priebehu
nasledujúceho manuálne alebo automaticky spusteného odosielania a prijímania.
Predvolene je nastavený 30-minútový interval medzi odosielaním alebo prijímaním
pre kaţdú skupinu odosielania alebo prijímania.
Ak chceme tento kalendár odovzdať a potom ho uţ nikdy nechceme aktualizovať,
kliknite na tlačidlo Spresniť a potom na poloţku Jediné odovzdanie: Aktualizácie sa
nebudú odovzdávať.

10.7 Publikovanie kalendára na server WebDAV

Kalendáre sa dajú publikovať alebo zdieľať s inými pouţívateľmi pomocou ich
publikovania na serveri WebDAV. Je to uţitočné, keď chceme zdieľať kalendáre a
informácie o dostupnosti s inými, ale nepouţívame softvérovú aplikáciu, ako
napríklad server Microsoft Exchange Server.
Server, na ktorý publikujeme kalendár, musí podporovať protokol WebDAV (World
Wide Web Distributed Authoring and Versioning). Protokol WebDAV nepodporujú
všetky servery.
WebDAV je rozšírením protokolu HTTP15, ktoré umoţňuje vytváranie a upravovanie
dokumentov na webovom serveri.
V poloţke Kalendár v navigačnej table klikneme pravým tlačidlom myši na kalendár,
ktorý chceme zdieľať.
V kontextovej ponuke vyberieme poloţku Publikovať na internete a potom klikneme
na príkaz Publikovať na server WebDAV Server.

Obrázok 118: Publikovanie kalendára na WebDAV Server

V okne Umiestnenie zadáme umiestnenie webového servera a priečinok.
Vedľa poloţky Časový rozsah vyberieme počet dní zdieľania svojho kalendára.
Podrobnosti sa nastavujú rovnakým spôsobom ako pri odoslaní kalendára e-mailom.

15 Hypertext Transfer Protocol: protokol, ktorý sa pouţíva na prístup k webovým stránkam z Internetu.
Program Outlook pouţíva protokol HTTP ako e-mailový protokol.

MS Office Outlook 2007

Kalendár

10.8 Uloženie kalendára ako webovej stránky.

Kalendár môţeme uloţiť ako webovú stránku a zdieľať ho so svojimi
spolupracovníkmi na našej osobnej webovej lokalite. O tomto kalendári môţeme
ľahko informovať ostatných, stačí rozposlať jeho adresu URL.

Obrázok 119: Uloženie kalendára ako webovej stránky

V ponuke Súbor klikneme na príkaz Uložiť ako webovú stránku.
Ak uloţíme kalendár ako webovú stránku, určíme začiatočný a koncový dátum
kalendára. V Možnostiach nastavíme, či má obsahovať aj Podrobnosti o plánovaných
činnostiach a je moţné pridať aj Pozadie.
V časti Uložiť ako v textovom poli Nadpis kalendára zadáme názov, ktorý sa bude
zobrazovať ako záhlavie webovej stránky. Na zadanie poloţky Názov súboru
vyhľadáme umiestnenie, kam chceme uloţiť webovú stránku a potom zadáme názov
súboru.

MS Office Outlook 2007

Automatické odpovedanie na e-mailové správy, keď sme mimo kancelárie

11 Automatické odpovedanie na e-mailové správy, keď sme mimo

kancelárie

Keď sme mimo kancelárie a nemáme moţnosť odpovedať na e-mailové správy,
môţeme program Office Outlook 2007 nastaviť tak, aby automaticky odpovedal
niektorým alebo všetkým pouţívateľom, ktorí nám pošlú správy. Potrebujeme vedieť,
aký typ e-mailového konta16 pouţívame, aby sme mohli určiť, ktorú funkciu máme
pre nastavenie automatických odpovedí k dispozícii.
Automatické odpovede pre kontá na serveri Exchange 2007
Automatické odpovede pre kontá na serveri Exchange 2000 a Exchange 2003
Automatické odpovede pre kontá POP3 a IMAP
Jedným z najjednoduchších spôsobov ako zistiť, či pouţívame konto na serveri
Exchange, je skontrolovať, či v sa v ponuke Nástroje vyskytuje príkaz Asistent pre
režim „Mimo kancelárie“.
Ak je v ponuke Nástroje príkaz Asistent pre režim „Mimo kancelárie“ a po kliknutí
na tento príkaz sa zobrazí nasledovné dialógové okno, potom máme konto na serveri
Exchange 2003.

Obrázok 120: Režim „Mimo pracoviska“

Klikneme na políčko Som mimo kancelárie. V poli Automaticky odpovedať každému
odosielateľovi len raz s použitím nasledovného textu zadáme správu, ktorú chceme
odosielať ostatným osobám, keď sme mimo kancelárie.
Ak je to potrebné, môţeme na správu prichádzajúcej pošty vytvoriť pravidlá.
Dôležité upozornenie! Aby sa automatické odpovede mohli odosielať, musíme
ponechať svoj počítač zapnutý a program Outlook musí byť spustený.

16 Názov servera, meno pouţívateľa, heslo a e-mailová adresa, ktorú program Outlook pouţíva na
pripojenie na e-mailovú sluţbu.

MS Office Outlook 2007

Pošta na odoslanie (Outbox)

12 Pošta na odoslanie (Outbox)

Pri odoslaní textovej správy z programu MS Office Outlook 2007 môţe nastať
situácia, ţe správa sa neodošle, ale ostane čakať v priečinku Pošta na odoslanie.
Môţe to spôsobiť, ţe daná správa je tak veľká, ţe ju Outlook nevie odoslať.
Do tohto priečinka sa rovnako ukladajú správy, ktoré majú nastavený čas odoslania na
neskorší čas.
Takéto nastavenie sa vykoná nasledovne:
Otvoríme novú správu (v module pošta príkaz Nové / Poštová správa). Vyplníme
príjemcu a na karte Správa / Spúšťač dialógového okna Možnosti označíme voľbu
Nedoručiť pred a vyplníme čas odoslania.

Obrázok 121: Nastavenie možnosti správy čakajúcej na odoslanie

Správu odošleme. Odoslaná správa však zostane čakať v priečinku Pošta na odoslanie
a aţ keď systémový čas nadobudne hodnotu, ktorú sme nastavili, správa sa odošle.
Náš MS Office Outlook 2007 však musí ostať zapnutý, ináč ak by sme ho zatvorili
skôr ako nastane poţadovaný čas odoslania, Outlook nás upozorní nasledovným
dialógovým oknom (Obrázok 122) o tom, ţe v Outboxe čaká správa a poskytne nám
30 sekúnd na uváţenie, či naozaj chceme prácu s Outlookom ukončiť.

MS Office Outlook 2007

Pošta na odoslanie (Outbox)

Obrázok 122: Výzva na ukončenie práce s Outlookom

Ak by sme aj napriek tomu, ţe v priečinku Pošta na odoslanie čaká e-mailová správa
prácu s Outlookom ukončili, správa sa odošle aţ pri opätovnom otvorení Outlooku.

MS Office Outlook 2007

Odoslaná pošta (Sent Items)

13 Odoslaná pošta (Sent Items)

Po úspešnom odoslaní sa textová správa zobrazí v priečinku Odoslaná pošta.
Rovnako sa v tomto priečinku uchovávajú všetky odoslané úlohy, pozvania na
schôdze, odoslané kalendáre a iné prvky, ktoré sme spomínali.

Obrázok 123: Príklad znázornenia rozličných prvkov v priečinku Odoslaná pošta

Kaţdý z prvkov má svoju indikujúcu ikonu, ktorá uţívateľovi pomôţe v ľahšej
orientácii.

Obrázok 124: Nastavenie sledovania

Výborným pomocníkom pre uţívateľa je Sledovanie. Ak pri odoslaní správy
nastavíme poţiadavku o doručení (V Možnostiach správy skupina príkazov
Sledovanie – zaškrtnutie políčka Požadovať potvrdenie o doručení, Požadovať
potvrdenie o prečítaní) odoslaná správa sa štandardne presunie do priečinka Odoslané
správy.
Avšak ak správa dosiahne schránku uţívateľa, ktorému bola odoslaná (prípad
nastavenia Požadovať potvrdenie o doručení), Správca systému doručí e-mailovú
správu o doručení našej správy.

MS Office Outlook 2007

Odoslaná pošta (Sent Items)

Obrázok 125: Správa systému o doručení správy

Ak by sme v moţnostiach správy v skupine príkazov Sledovanie začiarkli aj moţnosť
Požadovať potvrdenie o prečítaní a uţívateľ našu správu otvoril (pred tým bol
systémom upozornený, ţe na túto správu sa vyţaduje automatická odpoveď
o prečítaní Obrázok 126), do našej schránky z jeho konta dostaneme odpoveď, ţe
správu práve otvoril. (To či ju aj čítal systém nevie zistiť )

Obrázok 126: Požiadavka systému o odoslaní správy o prečítaní

Zaujímavé je ako sa zmení pôvodná odoslaná správa nachádzajúca sa v priečinku
Odoslaná pošta. To ţe sa so správou vykonala zmena indikuje iná ikona v zozname

odoslaných správ

Obrázok 127: Výpis sledovania v odoslanej správe

V odoslanej správe pribudla nová skupina príkazov Zobraziť a výberom príkazu
Sledovanie sa zobrazí prehľadný výpis kedy príjemca správu prijal a prečítal.
(Obrázok 127)
Ak chceme odoslané správy vymazať a pouţijeme na to kláves DELETE presunú sa
do priečinka Deleted Items, keď ich vymaţeme príkazom SHIFT+DELETE natrvalo
sa odstránia a nepresúvajú sa do priečinka Deleted Items.

MS Office Outlook 2007

Koncepty

14 Koncepty (Drafts)

Ak vytvorenú textovú správu uloţíme (Novú textovú správu je moţné uloţiť
nasledovne: Na paneli s nástrojmi Rýchly prístup klikneme na tlačidlo Uložiť, v
ponuke Súbor klikneme na poloţku Uložiť), alebo ak zatvoríme okno správy s
neuloţeným textom automaticky sa správa uloţí do priečinka Koncepty.

Obrázok 128: Výzva na uloženie zmien

Pri neuloţenom obsahu sa zobrazí sa výzva na uloţenie správy. (Obrázok 128)
Kliknutím na poloţku Nie sa okno zatvorí bez uloţenia a kliknutím na poloţku Zrušiť
sa vrátime späť k oknu správy.

MS Office Outlook 2007

Odstránená pošta (Deleted Items)

15 Odstránená pošta (Deleted Items)

Ak správu, alebo inú poloţku aplikácie MS Office Outlook 2007 potrebujeme
odstrániť, jednoducho na ňu klikneme kurzorom a stačíme kláves DELETE.
Odstránená poloţka sa presunie do priečinka Odstránená pošta (angl. Deleted Items).
Ak vymazanie uskutočníme príkazom SHIFT + DELETE, odstráni sa natrvalo
a neuloţí sa do priečinka Odstránená pošta.

Obrázok 129: Príklad rôznych ikon v priečinku Deleted Items

V tomto priečinku, podobne ako v iných v tejto aplikácii, nám Outlook pomáha
indikovaním ikony pred poloţkou, do akej skupiny ju zaraďujeme. Ak je to len
obyčajná správa, má ikona tvar obálky, ak je k tejto správe priloţená príloha, je pri
obálke aj symbol spinky.
Treba si uvedomiť, ţe kaţdý priečinok v Outlooku zaberá istú kapacitu mailového
servera. Ak ju máme obmedzenú, je dôleţité jednotlivé priečinky kontrolovať
a nepotrebné správy, či iné poloţky aplikácie Outlook pravidelne mazať.
Ak potrebujeme archivovať naše správy bez zaberania priestoru na mailovom serveri,
ukladáme ich do priečinkov archívneho charakteru, ktorý uloţíme na iné neţ
serverové úloţisko. Bliţšie v nasledujúcej kapitole.

MS Office Outlook 2007

Archívne priečinky

16 Archívne priečinky

Ak sme obmedzení kapacitou našej mailovej schránky a nemáme moţnosť odkladania
celej našej mailovej komunikácie a napriek tomu nechceme prísť o ţiadny e-mail,
môţeme v aplikácii MS Office Outlook 2007 vytvárať Archívne priečinky, ktoré budú
uloţené inde neţ na mailovom serveri a môţu mať ďaleko väčšiu kapacitu.

Obrázok 130: Nastavenie Archívneho priečinka

Príkazom Nástroje / Možnosti / karta Nastavenie pošty, tlačidlo E-mailové kontá,
otvoríme dialógové okno Konto – nastavenie. (Obrázok 131)
Na karte Súbory s údajmi, klikneme na tlačidlo Pridať.

MS Office Outlook 2007

Archívne priečinky

Obrázok 131: Konto - nastavenie

Otvorí sa dialógové okno Nový súbor s údajmi programu Outlook, kde si vyberieme
moţnosť Súbor osobných priečinkov programu Office Outlook (.pst). Navrhneme
meno archívneho priečinka. (V našom prípade Moj archiv.)

Obrázok 132: Vytvorenie Archívneho priečinka

Aplikácia MS Office Outlook 2007 nám navrhne uloţenie archívneho priečinka do
priestoru: C / Document and Settings / Priezvisko / Local Settings / Application Data /
Microsoft / Outlook.
Toto nasmerovanie môţeme zmeniť konvenčným spôsobom, ale musíme si uvedomiť,
ţe toto umiestnenie by malo byť prístupné z ktoréhokoľvek počítača v sieti, teda
priečinok by nemal byť vytvorený v lokálnom profile uţívateľa. Navrhujeme
umiestnenie archívneho priečinky na Homdire (:U, alebo :Z).
Vytvorený priečinok nadobudne koncovku .pst. samostatne sa nedá otvoriť, vyţaduje
spoluprácu so spusteným Outlookom.

MS Office Outlook 2007

Archívne priečinky

100

Obrázok 133: Úložisko archívneho adresára

Po nastavení miesta uloţenia archívneho priečinka, môţeme jeho spúšťanie obmedziť
heslom. Tento údaj nie je povinný.

Obrázok 134: Vytvorenie osobného priečinka

V zozname priečinkov v stromovej štruktúre Outlooku pribudne nový priečinok (v
našom prípade s názvom Osobné priečinky a štandardne sa v ňom vytvoria dva pod
priečinky: Odstránené položky a Vyhľadávacie priečinky. (Obrázok 135)

MS Office Outlook 2007

Archívne priečinky

101

Obrázok 135: Stromová štruktúra s novým adresárom

Ak si prajeme odstrániť takto vytvorený archívny priečinok, nie moţné ho
jednoducho klávesom DELETE vymazať. V miestnej ponuke sa ponúka len moţnosť
Odpojiť. Ak ho však chceme natrvalo odstrániť, tak musíme pouţiť podobný postup,
ako pri jeho vytvorení. Príkazom Nástroje / Možnosti / tlačidlo E-mailové kontá,
otvoríme dialógové okno Konto – nastavenie a na karte Súbory s údajmi, vyberieme
poţadovaný priečinok a tlačidlom Odstrániť ho zrušíme.

Obrázok 136: Odstránenie Archívneho priečinka

Týmto spôsobom sme len odpojili spoluprácu tohto priečinka s Outlookom, ale
nevymazali sme ho z miesta uloţenia!

MS Office Outlook 2007

Informačné kanály RSS

102

17 Informačné kanály RSS

Technológia RSS poskytuje vydavateľom obsahu praktický spôsob distribuovania
informácií v štandardizovanom formáte. Štandardizovaný formát súborov XML
umoţňuje informácie publikovať jedenkrát a potom sa môţu zobraziť v mnohých
programoch, ako je napríklad program Outlook. Beţným príkladom obsahu kanálov
RSS sú zdroje informácií, ktoré sa často aktualizujú, ako sú napríklad titulky správ.
Výhodou RSS je agregácia všetkého obsahu z viacerých webových zdrojov na jedno
miesto. Uţ nemusíme navštevovať rôzne webové stránky, aby sme získali najnovšie
informácie o témach nášho záujmu. RSS nám doručí súhrny obsahov a potom sa
rozhodneme, ktoré články chceme kliknutím na prepojenie prečítať.
Obsah RSS je zväčša textový, publikovaný v rôznych zdrojoch, ale prevaţne
mediálnymi kanálmi alebo osobnými weblogmi — nazývanými tieţ blogy. Blog sa dá
prirovnať k denníku online. Keďţe sa popularita technológie RSS zvyšuje, objavujú
sa nové typy obsahu vrátane multimediálneho. Zdieľanie tohto druhu obsahu je známe
pod názvami blogcasting alebo podcasting. Niektoré mediálne kanály napríklad
ponúkajú zvukovú kópiu ich jednotlivých správ.
Mechanizmus doručovania pre obsah RSS je známy ako informačný kanál RSS
(Really Simple Syndication). Existujú milióny informačných kanálov RSS ktoré
pozostávajú z titulkov a krátkych súhrnov obsahu s prepojením na pôvodný zdroj.
Informačné kanály môţu obsahovať aj úplný obsah a prílohy takmer všetkých typov.
Ďalšie názvy pre informačné kanály RSS sú webové informačné kanály, informačné
kanály XML, kanály RSS a zdruţený obsah.
Väčšina pouţívateľov pouţíva na čítanie informačných kanálov RSS nejaký druh
klientskych softvérových programov. Tieto sú známe ako agregátory RSS alebo čítače
RSS. Program MS Office Outlook 2007 rovnako zahŕňa funkčnosť agregátora RSS.

Obrázok 137: Znázornenie priečinka Informačné kanály RSS ako priečinku poštovej schránky

Po pridaní kanála RSS do programu Outlook sa v navigačnej table zobrazí priečinok
Informačné kanály RSS. Po otvorení priečinka sa zobrazia najnovšie poloţky prevzaté
z kanála RSS. Tieto poloţky môţu obsahovať hlavičky s prepojeniami, na ktoré sa dá
kliknúť a prečítať si celý článok. Program Outlook pravidelne vyhľadáva na serveri
vydavateľa RSS nové a aktualizované poloţky. Tieto informačné kanály RSS sa
otvárajú, čítajú a odstraňujú rovnako ako e-mailová správa. Informácie moţno aj
premiestniť, označiť príznakom alebo poslať ďalej niekomu inému.

MS Office Outlook 2007

Informačné kanály RSS

103

Keďţe informačné kanály RSS sú voliteľné a zaloţené na odoberaní, je nový obsah,
ktorý je nám doručený, iba o témach, ktoré nás zaujímajú. Môţeme si vybrať, ktoré
prihlásime na odber a ktoré zrušíme.

Obrázok 138: Príklady výberu obsahu v Informačných kanáloch RSS

Jednou z výhod prihlásenia na odber informačného kanála RSS oproti prihláseniu na
odber e-mailových bulletinov alebo zoznamu adresátov je to, ţe nemusíme nikomu
poskytnúť meno, e-mailovú adresu ani iné osobné údaje. Vydavatelia obsahu nás
nemôţu okrem informačných kanálov RSS nijakým spôsobom kontaktovať, keďţe
nemajú našu e-mailovú adresu. Takisto nemôţu informácie o nás poslať niekomu
inému.

MS Office Outlook 2007

Informačné kanály RSS

104

Obrázok 139: Príklad zadania možnosti Informačného kanála RSS

Momentálne je väčšina informačných kanálov RSS zdarma. Avšak niektoré obsahy,
na ktoré sa v RSS odkazuje alebo uvádza prepojenie, si môţu vyţadovať prístupový
poplatok. Samotné prihlasovanie na odber informačného kanála RSS nikdy
nevyţaduje poplatok. Pri dopytovaní spoplatneného obsahu budeme najprv
oboznámení o poplatku a potom poţiadaní o zadanie platobných informácií pre
vydavateľa obsahu. Program Outlook si môţeme predstaviť ako televíziu. Niektoré
kanály sa dajú pozerať zadarmo a za iné je treba platiť. Pri naladení plateného kanála
sa nezobrazí obraz ani to nič nestojí, kým nekontaktujeme poskytovateľa sluţieb a
nedojednáme platbu.
Ak je pre nás technológia RSS nová alebo chceme pridať do našej kolekcie RSS nové
poloţky, dajú sa nové informačné kanály RSS objaviť viacerými spôsobmi. Na

niektorých webových stránkach moţno uvidíme tlačidlo

, alebo

. Keď klikneme na tieto prepojenia v niektorých prehľadávačoch, ako je

napríklad Microsoft Windows Internet Explorer 7, môţeme sa prihlásiť na odber
príslušného kanála.

MS Office Outlook 2007

Informačné kanály RSS

105

Obrázok 140: Pridávanie Informačného kanála RSS do programu Outlook

Pouţívatelia programu Outlook môţu jednotlivé kanály RSS aj zdieľať. Keď
prijmeme e-mailovú správu o zdieľaní informačných kanálov RSS, môţeme si vybrať
automatické pridanie informačného kanála do zoznamu informačných kanálov RSS.
Ak máme priateľov, ktorí uţ pouţívajú technológiu RSS, môţu pre nás exportovať
niektoré alebo všetky informácie o ich informačných kanáloch RSS so súboru .opml.
Upozornenie! Prepojenia a prílohy v rámci poloţiek, ktoré obdrţíme v informačných
kanáloch RSS, je potrebné vţdy prezrieť a skontrolovať antivírusovým programom.

Obrázok 141: Príklad článku RSS

Informačný kanál RSS môţete kedykoľvek zrušiť. Informačný kanál môţete buď
zrušiť a odstrániť z neho všetky poloţky zobrazované v programe Microsoft Office
Outlook 2007, alebo ho zrušiť a zachovať poloţky, ktoré ste z neho prevzali.

MS Office Outlook 2007

Použitá literatúra

106

18 Použitá literatúra

[1.]

Pomocník lokality Microsoft Online, http://office.microsoft.com/sk-
sk/outlook/FX100647191051.aspx?CTT=96&Origin=CL100626971051

[2.]

http://office.microsoft.com/sk-
sk/outlook/HP012303961051.aspx?pid=CH100788871051,

klávesové

skratky pre Outlook