Prednáška č. 6b

Vybrané problémy vedenia ľudí v NGO

 

 

Delegovanie ako súčasť organizovania

 

Deľba práce a zodpovednosti

Súčasťou dobrého organizovania je nielen vytvorenie vhodnej organizačnej štruktúry, ale aj vymedzenie vzťahov, zodpovednosti a právomoci.

V tejto súvislosti sa najčastejšie rieši otázka miery centralizácie a decentralizácie.

 

- zvyšuje sa náročnosť na koordináciu decentralizovaných aktivít

- ťažkosti s kontrolou

- riziko chaosu a protichodných riešení

- duplicita v činnostiach –zvýšenie nákladov

- riziko uprednostňovania parciálnych záujmov jednotlivých oddelení

- odbremeňuje vedenie od operatívnych úloh

- približuje subjekt rozhodovania k problému, čím sa rozhodnutie stáva kvalitnejším

- skracujú sa komunikačné kanály

- rýchlosť rozhodnutí

- rýchlejšia adaptácia organizácie na zmeny

- obmedzené informácie pre rozhodovanie

- oneskorené rozhodnutia

- obmedzovanie     samostatnosti a iniciatívy podriadených a brzdenie tvorivého rozvoja

- prílišný nárast formalizácie a byrokratizácie môže viesť zároveň k zníženiu dynamiky a adaptability úradu

- lepšia koordinácia činností

- odstránenie duplicity v riadení  - nižšie náklady na fungovanie organizácie

- priama a jasná podriadenosť

- okamžité účinky rozhodnutí najmä v krízových situáciách

- zachovanie jednotnej línie

nevýhody

výhody

nevýhody

výhody

Decentralizácia rozhodovania

Centralizácia rozhodovania

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Delegovanie - pojem

Delegovanie znamená prideliť pracovníkom spolu s úlohami aj zodpovedajúce rozhodovacie právomoci a zabezpečiť, aby na ich vykonanie mali k dispozícii nevyhnutné podmienky a zdroje.Jedná sa o prirodzené využívanie pracovného kapitálu, iniciatívy a tvorivosti zamestnancov.

 

Základné princípy delegovania 1

1. Prečo vôbec? Prečo teraz?  Existujú naozaj relevantné dôvody (časové, finančné, vecné a pod) na delegovanie?
2. Čo delegovať? Ktoré úlohy delegovať?

Nevhodné úlohy pre delegovanie– dôležité a významné úlohy, úlohy dôverného charakteru, úlohy, ktoré sú povinnosťou manažéra, len sú mu nepríjemné.

Vhodné úlohy pre delegovanie– rutinné práce, práce, ktoré iní urobia lepšie, ale aj činnosti podporujúce komplexnosť práce, práce umožňujúce rozvoj skúseností.

1. Komu delegovať? Komu bude úloha motivujúcou výzvou a pomôže mu v raste, či zodpovedá delegovaná práca určitej funkcii,  kto má čas, záujem alebo schopnosti o delegovanú úlohu a pod.
2. Prečo v tejto forme?  Je potrebné zvážiť, ktorá forma delegovania je v danej situácii najúčelnejšia (osobný kontakt, písomne, e-mailom a pod.)

 

 

Zásady efektívneho delegovania pre konkrétnu aplikáciu v praxi:

1. Adresnosť
2. Termíny
3. Zodpovednosť
4. Kontrola

Je vhodné, ak vedúci pracovník podporuje kreativitu svojich podriadených a  vedie ich k zodpovednosti a samostatnosti, dôveruje im a deklaruje túto dôveru navzájom tým, že nezasahuje do všetkého, aby neubil sebadôveru spolupracovníka, ale zaujíma sa o výsledky, ktoré vie pozitívne oceniť.

 

Výhody delegovania:

1. Pre vedúceho - zmena obsahu práce v zmysle získania priestoru na koncepčné záležitosti, nové nápady a prístupy, ľahšia kontrola, atď.
2. Pre podriadeného - rozvíjanie širokých kompetencií, motivácia pracovníka uspokojujúca potrebu sebarealizácie, atď.
3. Pre celú NGO - rozvíjanie  schopností  u členov (nadriadených aj podriadených), atď.

 

 

Vedenie ľudí – Leadership

 

Štýly vedenia ľudí

(upravená manažérska mriežka Blake, Mouton)

O

R

I

E

N

T

Á

C

I

A

 

N

A

 

V

Ý

K

O

N

 

 

ORIENTÁCIA NA VZŤAHY

 

 

 

 

 

 

Riadenie vidieckeho klubu

 

Ochudobnený

benevolentný

Participačno-demokratický

tímový

Autokratický

cieľovo- orientovaný

 

 

 

 

 

 

 

Štýl strednej cesty

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Štýly vedenia ľudí

1. Direktívny autokratický
2. Laissez faire
3. Participačný

 

Leadership

1. Teória situačného vodcovstva
2. Kvality riadiaceho vs. kvality riadeného

 

 

Manažment dobrovoľníkov

 

Prečo ľudia pracujú v NGO?

1. uspokojenie, radosť,
2. práca v NGO prináša reálne výsledky,
3. je to práca s ľuďmi,
4. práca prevažne nie je rigidná,
5. nadväzovanie vzťahov,
6. nové skúsenosti.

 

Dobrovoľnícka práca

1. Dobrovoľník je každý, ktorý slobodne,  a nie v mene zákonných či morálnych záväzkov buduje svoj občiansky i osobný život na základoch solidarity.
2. Budovanie občianskeho sektora

 

Manažment dobrovoľníkov 

1. Manažér dobrovoľníkov – špecifická pozícia – koordinátor, supervízor,
2. Efektívne zapojenie sa dobrovoľníkov vyžaduje plánovaný a organizovaný postup :

(zmapovanie potrieb, príprava miest, nábor, pohovory, oslovenia, orientácia a zaškolenie, riadenie, ocenenie dosiahnutých výsledkov, odmeňovanie)

 

Komunikácia

1. Komunikácia je zjednocujúci prvkom fungovania a riadenia kolektívnej činnosti ľudí ako nevyhnutná zložka interakcie v organizáciách
2. Komunikácia , resp. komunikačný proces sú vo všeobecnosti označované ako proces odosielania, sprostredkúvania, prenosu, prijímania a dešifrovania informácií.

 

Komunikácia ako odraz organizačnej kultúry

Ak chápeme organizačnú kultúru v zmysle, ako ju definuje Edgar H. Schein, a to totiž, že je to:

„rámec zdieľaných základných názorov, ktoré si pracovníci organizácie osvojili pri riešení svojich problémov externej adaptácie a internej integrácie, a  ktoré sa osvedčili do takej miery, že môžu byť platné aj ako použiteľný vzor pre nových spolupracovníkov, pre chápanie, premýšľanie a hodnotenie nimi riešených podobných problémov“ je zrejmé, že

komunikácia je súčasťou organizačnej kultúry

 

Komunikácia

1. ústna(tu je možnosť využitia aj neverbálnych prostriedkov (iné výrazové prostriedky /mimika, gestika a pod./)
2. písomná.(uprednostňuje sa vtedy, keď je potrebné vyjadriť dôležité detaily,  dokladovať situáciu. Riziko - nedochádza okamžite k spätnej väzbe, tak ako je to typické pre verbálnu ústnu komunikáciu.)

V manažérskej praxi sa rozlišujú nasledujúce druhy komunikácie:

1. Interpersonálna
2. Intrapersonálna
3. Masová
4. Skupinová

 

1. EXTERNÁ KOMUNIKÁCIA –  ide o komunikačné kanály smerom von do externého prostredia a s externými subjektmi (klienti, občania, firmy, úrady verejnej správy, organizácie tretieho sektora a pod.) Spravidla obsahuje špecifické zložky marketingovej komunikácie

 

1. INTERNÁ KOMUNIKÁCIAzahŕňa všetky komunikačné procesy odohrávajúce sa vo vnútornom prostredí úradu

 

1. po vertikálnej línii nadriadení – podriadení
2. po línii horizontálnej (medzi pracovníkmi, medzi vedúcimi, medzi útvarmi, oddeleniami a pod.)

 

Organizačná komunikácia

1. formálna(presne určený administratívny postup písomného  a ústneho styku až po využívanie informačných systémov – internet a intranet)

 

1. neformálna( nie je v organizácii oficiálne definovaná, prebieha mimo stanovených postupov zväčša v rámci neformálnych vzťahov )

 

Zásady efektívnej komunikácie

1. Efektívnosť - vymeniť čo najviac informačného obsahu za určitú časovú jednotku, počas ktorej komunikácia prebieha (efektívnosť)  - využitie informačno-komunikačných technológií

 

1. Účinnosť - komunikovať s čo najmenšími stratami, eliminovať komunikačné šumy, ktoré predstavujú rozdielnosť vnímania

 

Formy komunikácie v organizácii

1. celoorganizačné stretnutia
2. porady vedúcich, členov, dobrovoľníkov,  výkonného manažmentu
3. podpora nielen pracovných a odborných rokovaní, ale aj neformálnych stretnutí  
4. informačné tabule (klasické aj elektronické)
5. noviny a časopisy, obežníky, výročné správy
6. intranet a jeho priebežná včasná a obsahová aktualizácia

 

Zásady efektívnej komunikácie

1. jasné a stručné formulovanie hlavných myšlienok, príkazov a odporúčaní na riešenie pracovného problému
2. aktívne počúvanie zamestnancov zbavené personifikovania problému
3. tvorba kultúry otvorenej komunikácie
4. tvorba spätnej väzby (feedbacku) a informačnej siete (networku)
5. predvídanie a predchádzanie komunikačným konfliktom
6. výber komunikačných partnerov
7. výber komunikačných situácií

Komunikačné bariéry

1. subjektívne, ktoré vznikajú na strane odosielateľa aj príjemcu informácie. Ide o psychologické faktory, ktoré často vyplývajú z osobnostných charakteristík účastníkov komunikácie ako (rozdielne vnímanie, predsudky, nedôvera, nízka empatia, rozdielne tempo myslenia a reči a pod.

 

1. objektívne vznikajú najčastejšie pri – nevhodne zvolených komunikačných prostriedkoch, nevhodnom čase, mieste, prostredí na komunikáciu,

 

 

Team building

 

TEAM

1. Tím sa charakterizuje ako kvalitatívne vyššia forma pracovnej skupiny, pracujúca na spoločnom cieli. Team building je proces dosahovania skupinových cieľov.
2. Tím nevzniká automaticky. K tomu, aby sa skupina pracovníkov zmenila v zohratý efektívny tím, je potrebné  vytvoriť im k tomu okolnosti, naučiť ich kooperačné techniky.

 

1. team building  - cieľavedomé kreovanie a budovanie tímu špecifickými technikami
2. team bonding  - tvorenie a upevňovanie neformálnych vzťahov medzi členmi tímu,

        komunikácia a zdieľanie zážitkov,

 

Efektívny tím (seminár)

 

Rozhodovanie

 

1. manažérska funkcia        
2. je cieľavedomý myšlienkový proces, ktorým analyzujeme problém, stanovujeme alternatívy k dosiahnutiu stanoveného cieľa a vyberáme najvhodnejšiu možnosť

 

1. Individuálne
2. Kolektívne

 

1. Rozhodovací proces (analýza, formulácia problému, tvorba alternatív, tvorba kritérií na riešenie alternatív, hodnotenie, výber, monitoring)

 

- Kreatívne metódy

 

Rozhodovacie metódy

brainstorming, brainwraiting, metóda 6 klobúkov, metóda tichej nominálnej skupiny, rozhodovací strom, rozhodovacia tabuľka atď...